hehehe... sebenarnya dimilis sudah dikenalkan dan sering disinggung. tapi entah kenapa kok banyak pengguna Excel yang sepertinya alergi dengan fitur itu karena ada kata keramat yang ngalahin lelembut bernama 'database'. sampai berulang kali juga disebarkan informasi bahwa link antar workbook dengan formula akan segera usang dan lambat, tetap saja ndak membuat bergerak untuk memulai membuka wawasan baru tentang pengolahan data dengan cara yang lebih modern dan akan terus berkembang.
Tentang get external data bisa dimulai dengan jalan-jalan kesini <http://excel-mr-kid.blogspot.com/2011/04/get-external-data-01-introduction.html> . Get External Data tidak butuh VBA. Jika Anda bisa VBA, Anda bisa mengotomasi Get External Data. Jadi jangan dibalik, bahwa harus tahu VBA baru Get External Data. Justru jangan kenal VBA dulu sebelum kenal Get External Data supaya ndak bingung tentang dasar-dasar pengolahan data berbasis database. Andaikan sudah bisa memahami fitur get external data, maka penggunaan Excel akan masuk ke area besar komunitas data yang saling tukar menukar data antar database atau file-file penyimpan data. jadi dunia data yang dikerjakannya sehari-hari akan menjadi bervariasi dan menjadi lebih ringan, padat informasi, cepat dan tepat. Dengan demikian, VBA tidak hanya mengurusi sheet ke sheet atau loop dari satu cell ke cell lain atau dari workbook ke workbook lain. Karena hal itu memberatkan VBA. VBA yang gendut itu sebaiknya ditugasi memasang koneksi, jadi mandor tukang angkut data, dsb yang tidak membuat si VBA gendut bergerak ke sana kesini. Jadi, yuk mulai belajar koneksi data melalui get external data lebih dulu. Mumpung ada fasilitas sederhana untuk baca data ala pengolah data berbasis database. Bisa belajar dengan cepat tentang konsep-konsep pengolahan data berbasis database melalui fitur tersebut. Jika Excel difokuskan menjadi alat menyimpan dan mengolah data sepenuhnya, maka kasihanilah si Excel karena pasti akan dengan mudah terpinggirkan dan duduk ndepis dipojokan ruangan. Ketika Excel diajak berinteraksi dengan ritme kerja sistem database yang sejak oroknya sebagai pengolah data, maka Excel akan ikut bebas aktif dalam dunia data yang luas dan tidak akan disebut 'hanya Excel !' atau 'dengan Excel ?' Justru pendekar silat yang hebat adalah pendekar yang bisa memanfaatkan apa saja menjadi senjata ampuh. User oon pakai tools teknologi dan aplikasi terbaru menghasilkan output yang bagus sih pencapaian yang dibawah standar. User oon pakai tools teknologi dan aplikasi lawas menghasilkan output yang bagus baru disebut pencapaian istimewa. Excel bisa membuat kita yang oon ini mencapai sesuatu yang istimewa loh... Menampilkan data dari Oracle atau SQL Server ke web (firefox dsb) itu sih gampang. Sediain aja 300 juta juga jadi. Menampilkan data dari Oracle atau SQL Server ke Excel hingga enak dicopas diedit tetap aman dsb di Excel atau Word, kayanya gak ada yang mau bayar 300juta sama pegawainya sendiri... ironis juga yak. Banyak kantoran dengan sistem canggih bermilyar-milyar (seperti pake sap dan sebangsanya) tapi tetap saja pekerja kantoran yang harian akan mengembalikan data tersebut ke Excel dan mengerjakannya dengan njelimet berhari-hari menjadi sebuah laporan. Oh dunia bangsaku.... Ayolah belajar Excel, supaya hal seperti itu bisa jadi pekerjaan 5 sampai 20 menit sajah... sisanya bisa buat bermain dengan anak dan keluarga. Wassalam, Kid. 2014-11-17 9:45 GMT+11:00 Ijay dieries1...@gmail.com [belajar-excel] < belajar-excel@yahoogroups.com>: > > > Mr Kid, terimakasih atas penjelasannya yang sangat detil "luar biasa". > Menarik sekali point penjelasan bahwa di excel ada fasilitas "get external > data" dan ini sepertinya jarang di ulas di forum belajar excel ini, umumnya > pengguna awam sperti sy cenderung memaksakan dengan banyak sheet dalam 1 > file padahal ada fasilitas lain utk menaruh rawdata diluar file excel. > Ditambah belum paham makro mk selain mempelajari nya juga harus belajar > menggunakan perangkat dan fasilitas lain, btw one more thanks atas > pencerahaannya mr Kid. > > Salam, > > Dieries > *Dari: *'Mr. Kid' mr.nm...@gmail.com [belajar-excel] > *Terkirim: *Minggu, 16 November 2014 20.30 > *Ke: *BeExcel > *Balas Ke: *belajar-excel@yahoogroups.com > *Perihal: *Re: [belajar-excel] Meringankan kerja excel dgn database yg > banyak > > > > Hai Dieries, > > *1. "Bekerja di excel dengan sourse data “basedata” yg banyak diupdate per > hari, mengahruskan membuat sheet yg banyak utk menampung berbagai type > basedata"* > Excel terkenal kurang cepat dalam mengolah data yang banyak, meski > demikian, untuk jumlah record sebanyak jumlah baris Excel masih cukup mampu > diolah Excel dengan cukup cepat memanfaatkan formula pengolahan data yang > sederhana. > > Bisa jadi proses pengolahan data tidak cukup dengan formula sederhana dan > data yang diolah juga sampai mendekati jumlah baris Excel. Untuk hal ini, > Excel menyediakan fitur Get External Data yang bisa mengkoneksi data ke > file Excel lain bahkan ke aplikasi penyimpanan data lain, termasuk ke > sistem database seperti Oracle, MySQL, ataupun MS SQL Server. Oh iya, ke MS > Access juga bisa loh ya. > > Salah satu keuntungan penggunaan fitur Get External Data adalah Excel bisa > memanfaatkan bahasa inggerisnya data yang bernama SQL. Bahasa data bernama > SQL ini bisa dimanfaatkan untuk mengolah data dengan jauh lebih cepat > dibanding formula. Sayangnya, SQL tidak cocok dengan pengolah data yang > basisnya adalah tabel dengan susunan yang enak dilihat mata manusia. Jadi, > tidak bisa digunakan terhadap tabel data yang TIDAK disusun berkaidah tabel > database (hanya kaidahnya ya, karena Excel tidak bisa bersikap seperti > memiliki tabel database). > > Contoh sederhana tabel yang kurang berkaidah tabel database yang menjadi > kebiasaan pengguna Excel adalah banyaknya sheet data HANYA dan HANYA KARENA > berbeda bulan datanya. Seperti sheet1 untuk bulan Januari, sheet2 untuk Feb > dst. Ada juga sheet1 untuk cabang A, sheet2 untuk cabang B, dsb. Juga > sering ditemui sheet1 untuk Kas kecil, sheet2 untuk Kas besar, dsb.. > > Contoh lain lagi adalah sebuah sheet data dengan kolom D untuk tanggal 1, > kolom E untuk tanggal 2, dst. Atau cabang A, cabang B dst. > > Alasan yang selalu muncul ketika ditanya 'Kenapa disusun demikian ?' > adalah 'Supaya mudah inputnya' atau 'supaya mudah dan enak dilihat' dan > sebagainya. > > > *2. "juga formulasi yg saling link maka semuanya itu akan memberatkan > kinerja excel."* > Sikap penyusunan data yang demikianlah (yang disebutkan di nomor 1) yang > menjadi awal mula terjadinya perlambatan kinerja Excel, karena formula > pengolahan data menjadi suatu output akan dengan sendirinya menjadi > kompleks. Jadi kompleksnya formula Excel yang digunakan secara mayoritas > disebabkan oleh susunan tabel data yang diolah yang tidak berkaidah tabel > database. > > Formula Excel bekerja lambat juga disebabkan karena rujukan area data yang > harus diolah terlalu luas padahal pada area tersebut tidak seluruhnya > berisi data alias masih kosong. Selain itu juga pemanfaatan fungsi-fungsi > yang kurang tepat atau keengganan menggunakan kolom atau baris bantu agar > formula bisa dipecah menjadi lebih sederhana. > > Formula yang merujuk ke cell lain yang berformula tidak sederhana akan > membuat suatu baris antrian proses kalkulasi, dan mengantri itu menjemukan. > Jadi, Excel yang mengantri untuk kalkulasi, manusia (user) yang jemu > menunggunya. Bagaimana jika antriannya sangat panjang ? Tentulah akan > sangat menjemukan. Siapa dalang pencipta antrian yang panjang menjemukan > tersebut ? Dalang nya adalah manusia yang jemu menunggu hasilnya tapi ndak > berbuat apa-apa selain mematok batasan yang ketat bagi sebuah inovasi baru > proses pengolahan data tersebut. > > > *3. "Apakah ada cara lain yg lebih memudahkan ?"* > Mari kita daftar fasilitas yang disediakan oleh Excel agar manusia bisa > memanfaatkan Excel untuk mengolah suatu data. > a. tulis hasilnya secara manual dalam cell (dikenal dengan isi manual) > b. copas bisa jadi disertai poin a > c. goto special copy paste special (rada lebih maju dari sekedar copas) > bisa jadi disertai poin b > d. sort, autofilter, remove duplicate, text to column, advanced filter > bisa jadi disertai poin c > e. formula bisa jadi disertai poin d > f. pivot table dan excel table yang juga bisa jadi disertai poin e > g. get external data dengan SQL-nya, baik melalui ODBC atau OLE, apalagi > jika disertai pivot table. Terkadang poin e juga masih digunakan dalam > intensitas yang kecil dan ringan. > > *4. "kemudian saat kita mengupdate database tersebut maka formulasi di > excel automatis mengcalculate ulang secara automatis pula."* > Jika sumber data diletakkan pada file yang sama, maka hal ini akan mungkin > terjadi ketika menggunakan Excel Formula (baik terotomasi dengan VBA > ataupun tidak). Jika sumber data ada di file yang lain, maka tidak ada yang > terjadi dengan otomatis. Semua proses pasti membutuhkan proses refresh. > > Ketika memanfaatkan formula linked antar workbook, proses refresh adalah > dengan membuka ulang file sumber data. Dengan demikian, maka formula akan > terkalkulasi. > > Ketika memanfaatkan fitur Get External Data, maka perlu melakukan Refresh > All walau proses refresh dalam data connections bisa di set agar otomatis > ter-refresh paling cepat dalam setiap 1 menit. > > Artinya, tidak ada arti otomatis bahwa file lain di-save maka file yang > sedang terbuka ditempat lain akan menampilkan data terbaru tanpa proses > refresh. > > *5. "File tidak berat dan membuka juga lebih cepat dan mudah.."* > Agar file tidak berat, maka hindari menyimpan data yang terlalu banyak, > proses kalkulasi yang sangat banyak (apalagi proses kalkulasi yang > kompleks). > > Memisahkan file untuk input output dengan penyimpan data akan mengurangi > kemungkinan sebuah file menyimpan data yang banyak. Fitru Get External Data > yang ujungnya ditampilkan melalui pivot table bisa mengurangi meningkatnya > ukuran file karena yang disimpan adalah nilai yang dibutuhkan mata user > saja alias yang disimpan di sheet saja. Jadi, sumber data 900ribu baris > dengan get external data ditampilkan melalui pivot table menjadi suatu > tampilan output berisi 5 baris summary hanya akan membuat file output > menyimpan 5 baris saja (bukan 900ribu). > > Menghindari formula yang merujuk ke cell berformula lainnya dalam rantai > yang panjang juga akan mempercepat kalkulasi. Jumlah cells berformula yang > terkontrol agar sekedar yang dibutuhkan alias menghindari terlalu banyak > cells kosong berformula sekedar untuk berjaga-jaga 'sapa tahu nanti sampai > segitu banyak' akan secara signifikan mempercepat proses. > > > *6. "mohon bantuan"* > Semoga hal diatas bisa menjadi pintu untuk jalan yang lebih mudah, yaitu > dengan memulai untuk menyusun tabel data yang lebih berkaidah database, > memanfaatkan berbagai fitur Excel, mempelajari SQL, kemudian mengotomasi > proses yang sudah terbentuk. > > ;) > > Mohon maaf lahir batin > > Wassalam, > Kid. > > > > 2014-11-12 21:17 GMT+11:00 'ijay' dieries1...@gmail.com [belajar-excel] < > belajar-excel@yahoogroups.com>: > >> >> >> Dear Master, >> >> Bekerja di excel dengan sourse data “basedata” yg banyak diupdate per >> hari, mengahruskan membuat sheet yg banyak utk menampung berbagai type >> basedata, juga formulasi yg saling link maka semuanya itu akan memberatkan >> kinerja excel. Apakah ada cara lain yg lebih memudahkan, misal database >> dikerjakan diprogram lain difile terpisah kemudian saat kita mengupdate >> database tersebut maka formulasi di excel automatis mengcalculate ulang >> secara automatis pula. File tidak berat dan membuka juga lebih cepat dan >> mudah..mohon bantuan para master. >> >> >> >> Salam, >> >> >> >> Dieries >> >> > > > >
