(Sharing)
Mempertahankan Kinerja Tinggi Organisasi Oleh: Andre Vincent Wenas,MM,MBA. (twitter@andrewenas) Perkembangan bisnis membawa konsekuensi bakal banyak order yang tak tertangani dengan baik (terbengkalai). Pertumbuhan jumlah karyawan nampaknya telah menjadi dampak susulannya. Organisasi berkembang dan pembagian tugas serta distribusi pekerjaan mulai dilakukan. Ada yang bekerja di bagian produksi/workshop, penjualan & pemasaran serta administrasi keuangan dan personalia. Tantangannya, banyak pengusaha yang belum berani untuk menambah karyawan karena ini akan menambah biaya tetap (fixed-costs). Maka demi meningkatkan kinerja, beberapa perusahaan juga aktif mengirim staff dan karyawan ke beberapa program seminar motivasi. Hasilnya lumayan, sekembalinya mereka dari program ini memang semangatnya terbakar luar biasa, namun sayangnya kerap tidak bertahan lama, dalam suatu kurun waktu kinerjanya kembali memburuk. Lalu bagaimana jalan keluarnya? Program seminar motivasi yang marak diselenggarakan pelbagai pihak memang bagus untuk menimba inspirasi (lewat isi ceramah, dan terutama gaya bicara dan suasana yang sengaja dibangun lewat alat bantu audio-visual), lagipula event seminar juga bisa jadi ajang untuk mengembangkan jejaring (networking) yang efektif. Persoalannya adalah bagaimana menjaga momentum semangat yang telah dipicu saat mengikuti program-program motivasi itu. Prinsipnya adalah, benih pohon yang bagus seyogianya ditanam dan dirawat di tanah yang bagus. Artinya, selain faktor orang yang memang sudah bagus dari sisi pengetahuan, keterampilan dan sikap kerjanya (knowldege, skill & attitude), maka lingkungan kerja (sistem), dan pembinaan kepemimpinan pun perlu digarap dengan sungguh-sungguh dan kontinyu. Salah satu cara membangun sistem adalah dengan dengan menerapkan manajemen kinerja (performance management) yang penting untuk menetapkan dan mengukur prestasi kerja seluruh bagian dalam organisasi. Manajemen kinerja (performance management) akan mengintegrasikan sasaran-sasaran perusahaan, individu, dan kelompok (team). Ia juga membantu mengkomunikasikan sasaran (visi) itu dan sekaligus menyokong pembentukan nilai-nilai inti (core values) suatu organisasi. Maka dengan menerapkan manajemen kinerja, Pak Handoko juga berpeluang untuk melakukan perubahan kultural dan perilaku organisasi. Pendelegasian wewenang juga terarah, dan pimpinan bisa memfokuskan diri untuk pengembangan usaha lebih lanjut. Kriteria supaya penerapan manejemen kinerja dalam organisasi bisa sukses, seperti dijelaskan Michael Armstrong dalam bukunya ‘Performance Management’ (2004) disebutkan di antaranya: kejelasan tentang apa yang disebut kesuksesan dalam organisasi itu; kepemilikan dan komitmen manajemen tingkat atas dan tingkat lini; staf percaya bahwa prosesnya konsisten dan adil dalam kaitannya dengan kontribusi dan kemampuan; kecocokan kultural – proses yang tepat dan pengembangan gaya manajemen; proses bersama dalam manajemen strategis (manajemen lini dilibatkan dalam perumusan sasaran bersama organisasi); tingkat ketrampilan yang tinggi yang dimiliki manajer dan individu dalam menetapkan akuntabilitas dan kompetensi, penentuan sasaran dan ukuran kinerja dan kontribusi; serta seorang kepala SDM yang memainkan peranan utama dan inovatif memastikan bahwa kondisi-kondisi ini dipuaskan dan dipelihara. Secara sederhana, kerangka kerja manajemen kinerja bisa digambarkan terdiri dari: 1. Sasaran dan strategi perusahaan (visi, misi dan target departemen usaha) 2. Rencana kinerja (performance plan) yang disepakati bersama (kesepakatan akuntabilitas, tugas sasaran, pengetahuan, keterampilan dan perlunya kompetensi serta ukuran-ukuran kinerja, kesepakatan atau kontrak kerja). 3. Pelaksanaan manajemen kinerja 4. Melakuan kajian (review) terhadap kinerja formal 5. Pengembangan dan pelatihan yang didorong oleh kajian kinerja 6. Penilaian kinerja 7. Upah atau penghargaan berdasarkan kinerja Dengan melaksanakan secara konsisten dan persisten manajemen kinerja ini, besar harapan motivasi kerja para karyawan akan lebih terawat panjang. Karena lingkungan kerja (sistem manajemen) secara konsisten terasa lebih mendukung dan menghargai jerih payah mereka. Apalagi jika sang pemimpin bisa mengembangkan bisnisnya terus menerus (business development) sehingga jenjang karir orang-orang yang kompeten dan loyal di perusahaan bisa terbuka luas. Tugas pemimpin memang membuka horison harapan terbuka luas dan cerah, serta membawa dan menyiapkan orang-orangnya berjalan bersama menjelang masa depan penuh harapan. Membangun Tim Kerja yang Efektif Setelah melengkapi organisasi dengan jumlah karyawan yang cukup banyak. Pembagian dan distribusi tugas ke setiap bagian dilakukan, maka sebetulnya beberapa kelompok kerja telah tercipta. Yang menjadi persoalan sekarang adalah bagaimana bisa mengelola efektivitas setiap kelompok kerja ini, sehingga akhirnya organisasi secara keseluruhan pun bisa efektif pula? Bisnis yang semakin berkembang memang telah membuktikan bahwa intuisi bisnis sang pemimpin sangat tajam dalam mendeteksi peluang usaha. Tinggal sekarang bagaimana mengelola organisasinya, sehingga menjadi organisasi yang efektif. Pertanyaan pertama yang perlu dijawab adalah, apa sih yang disebut kelompok kerja efektif? Kelompok efektif adalah kelompok kerja yang berhasil mencapai performa tingkat tinggi dalam hal: 1) kinerja tugas (task performance), dan 2) perawatan sumber daya manusia (human resource maintenance). Keduanya adalah 2 sisi dari satu kepingan yang sama. Bagaimana kita bisa memantau apakah suatu kelompok (group) bakalan efektif dalam kedua dimensi (task performance & people maintenance) itu? Prof. Jack Maxwell Wood, dkk., (bukunya: Organizational Behaviour, An Asia-Pacific Perspective, 1998) menyebutkan 8 aspek yang perlu dicermati: 1. Setiap anggota kelompok loyal terhadap anggota lainnya dan terhadap pemimpinnya. Loyal artinya tetap setia – pada tugas, kewajiban, janji - meskipun rekan atau pemimpinnya sedang tidak bersama mereka. Tidak ada gossip di belakang punggung. 2. Anggota kelompok dan para pemimpinnya punya rasa percaya diri tinggi dan menaruh kepercayaan satu terhadap lainnya. Orang percaya diri akan berani mendelegasikan dan melakukan empowerment. Orang yang tidak percaya diri, juga tidak akan mempercayai orang lain. Dan biasanya hampir semua aspek pekerjaan akan dikuasainya sendirian secara semena-mena. Takut nanti anak-buahnya lebih maju. 3. Setiap anggota kelompok punya keinginan kuat untuk saling membantu demi mengembangkan potensi masing-masing secara optimal. Tadi, pemimpin yang berhasil membangun rasa percaya diri anggota kelompoknya, maka anggota akan mempunyai mentalitas limpah-ruah (abundance mentality). Yang melihat bahwa kesempatan untuk berkembang di dunia ini terbuka lebar dan tidak akan habis dikonsumsi sendirian dalam masa hidupnya yang hanya sekelebat ini saja. 4. Setiap anggota tahu kapan ia mesti meminta persetujuan atasan dan kapan ia sendiri bisa mengambil keputusan secara bertanggungjawab sesuai sasaran-sasaran yang telah disepakati. 5. Setiap anggota kelompok berkomunikasi secara intensif dan jujur-terbuka satu sama lainnya akan setiap masalah yang relevan. 6. Anggota merasa aman saat memutuskan sesuatu hal yang pantas bagi mereka (dalam lingkup posisi/jabatan dan tanggungjawabnya). 7. Nilai-nilai kelompok (group values) dan tujuan kelompok sesuai (match) dengan kebutuhan anggota kelompok. 8. Setiap aktivitas berada dalam lingkungan (group atmosphere) yang mendukung (supportive). Perlu diketahui, bahwa pelbagai perusahaan terbaik di dunia adalah organisasi yang sungguh serius mengeksploitasi secara positif-optimal potensi dari kelompok kerja sebagai sumber daya manusia yang penting. Komposisi karakter dan kompetensi dalam suatu kelompok kerja bisa menciptakan daya sinergi manakala faktor kepemimpinan mampu untuk memicu dan merawatnya. Jadi keefektifan organisasi bicara tentang kinerja 2 dimensi: dimensi tugas (task) dan dimensi orang (people). Kalau cuma sukses di satu sisi – dimensi tugas/orang saja misalnya – maka keefektifannya cuma 50%. Hal lain yang perlu diperhatikan juga adalah soal efisiensi. Jika keefektifan bicara soal pencapaian tujuan (yang ada 2 dimensinya: tugas & orang), maka aspek efisiensi bicara soal segala sumber daya yang dimanfaatkan sesedikit mungkin dalam upaya pencapaian tujuan. Biasanya orang menyebut dengan 5M (Man, Money, Machines, Materials & Method). Walaupun dalam aspek efisiensi juga disebutkan unsur Man (Manusia), namun itu dipakai dalam konteks sebagai faktor sumber daya (yang – misalnya – tidak perlu merekrut melebihi rencana bisnisnya). Memang faktor Manusia bisa dilihat dari kedua sisi itu (efektivitas dan efisiensi). Tujuan akhir bisnis pada galibnya adalah kemaslahatan manusia itu sendiri lewat optimalisasi manfaat talenta setiap orang dalam organisasi. Bahkan juga yang berada di luar organisasi. Bersiaplah untuk sukses. (twitter@andrewenas) ------------------------------------------------------- Artikel dari Majalah PERDUKI, edisi Sept-Okt 2010 STRATEGIC MANAGEMENT SERVICES Email: [email protected]
