É, uma solução que eu acho até bem simples pra esse caso é ter um servidor web (apache) acessível pela rede local e os arquivos estarem categorizados por pastas nesse servidor. Qualquer terminal indenpendente (máquinas clientes) acessariam pelo navegador, baixariam os arquivos e têm que haver um formulário de upload, que pode ser escrito em PHP, pra upar a modificação do arquivo na pasta certa. Acho que é uma solução rápida, simples e funcional. Possível de ser implementada agora, basta uma máquina Linux, a instalação e configuração do apache, a categorização dos arquivos e a escrita do *form* em PHP.
Uma solução em JAVA com GUI, acho que demanda mais esforço. As máquinas clientes teriam que ter a máquina virtual Java também pra rodar, ficaria muito mais pesado. E quanto as soluções acima, para usarem o Samba. Sinceramente, nunca usei. Mas acho mais simples trabalhar com protocolo HTTP do que com o SMB, até pela existência de mais tutoriais etc.
