Apabila membuat sesuatu
pembentangan ucapan, masalah anda yang paling besar mungkin dalam menjawab
soalan-soalan
yang dikemukakan oleh para hadirin selepas itu.
Ini kerana untuk ucapan anda,anda
boleh menyediakan teks ucapan yang terperinci beserta dengan slaid-slaid yang
menarik untuk hadirin. Anda boleh mengawal pembentangan anda itu.
Bagaimanapun anda mungkin akan
menghadapi masalah bila anda mula memberi peluang kepada hadirin untuk
bertanyakan
sebarang soalan.Anda juga perlu ingat yang
besar kemungkinan Sesetengah
hadirin yang datang mendengar pembentangan anda mempunyai pengetahuan yang sama
atau lebih dari anda berkenaan topik tangan anda
itu.
Berikut ada beberapa tips yang
anda boleh amalkan bila
menjawab soalan dari hadirin
anda:-
1. Jangan melangkah ke belakang
bila soalan dikemukan.Ini mungkin dianggap sebagi satu langkah bertahan atau
menunjukkan anda gugup.
2. Jangan naikkan kekuatan dan
nada suara anda
3. Jangan keraskan badan anda bila
mendapat soalan dan kemudian baru nampak tenang setelah anda rasa yakin yang
anda boleh menjawab soalan yang dikemukakan.
Situasi yang mungkin boleh
membuat anda jadi panic ialah bila mendapat soalan yang anda tak dapat nak
jawab.
Biasanya bila dapat soalan yang sukar dijawab
orang akan jawab
That is a good question.
Ini mungkin boleh memberi anda
masa untuk berfikir untuk mencari jawapan yang sesuai tapi ini mungkin akan
dikaitkan dengan ahli politik yang menjawab sedemikian tapi terus menyambung
balik ucapan mereka tanpa menjawab soalan yang telah diberikan
Lebih baik dari anda
melengah-lengah kan jawapan, anda
mendapatkan kepastian dari penanya soalan itu dengan bertanya balik
soalan-soalan seperti berikut:
1. I am sorry, I did not quite
follow your question just now, could you repeat it please?
Maafkan saya,saya tak berapa nak
ikut/faham soalan anda tadi.Boleh saudara ulang balik soalan saudara tadi?
2. Sorry, I did not quite get you
on our question just now, could you repeat that please?
Maaf,saya tak berapa tangkap
soalan saudara tadi,boleh tolong ulangkan?
Jika anda benar-benar tidak tahu
jawapan kepada soalan yang diberi anda hendaklah berterus terang sahaja. Anda
boleh
memberitahu penanya yang anda akan mencari jawapan untuk soalan itu dan akan
memberikannya pada masa lain. Anda boleh
memberitahu penanya seperti berikut:
1. I am not sure of the correct
answer for your question, can I get back to you later?
Saya tak berapa pasti jawapan
yang tepat untuk soalan anda itu, boleh saya hubungi anda semula selepas ini?
Pastikan anda dapatkan nombor
telefon atau alamat email dan berhubung dengan beliau semula untuk memberi
jawapan
atau penjelasan.
Jika jawapan kepada soalan itu
agak sensitif atau boleh membawa kepada pendedahan kepada maklumat sensitifatau
rahsia maka anda boleh menjawab seperti berikut:
1. I am afraid I could not comment
on your question at the moment..
Saya rasa saya tidah boleh
memberi sebarang komen untuk soalan anda itu buat masa ini.
Jika ada hadirin yang bertanya
soalan yang telah anda terangkan sebelum ini janganlah pulak anda jawab seperti
berikut:
1. I have already covered that
just now!
Saya dah pun terangkan sebentar tadi!
2. I think you are not paying
attention as I have touched on that a few minutes ago.
Saya rasa anda tidak memberi perhatian penuh semasa kerana saya sudah
pun menyentuh tentang itu beberapa minit yang
lepas.
Sebaliknya jawapan anda hendaklah
lebih berdiplomasi:
1. I have mentioned it earlier in
my presentation., and sorry I did not make it clear.
Saya ada sentuh tentang perkara
itu dalam pembentangan saya,maaf kalau saya tidak menerangkannya dengan jelas.
Salah satu masalah yang akan
dihadapi oleh anda dalam membuat pembentangan ialah berhadapan dengan individu
yang
tidak berhenti bertanya atau mempunyai agenda sendiri dalam bertanya terlalu
banyak soalan.
Hubungan mata adalah satu teknik
yang penting. Bila anda sudah manjawab soalan seseorang pastikan anda melihat
bahagian lain dalam bilik tersebut. Jika anda terus melihat penanya itu ianya
akan menggalakkan beliau bertanya lagi.Anda boleh juga mengutarakan soalan
sebegini kepada hadirin lain:
1. How about the rest of you? Don’t
you have any question to asked?
Bagaimana dengan yang lain-lain? Ada
soalan yang ingin ditanya?
Akhir sekali anda kena tegas
dalam pembentangan ada. Jika anda sudah nyatkan dari awal yang anda cuma
sediakan
20 minit untuk sessi soal jawab maka anda hendaklah ikut betul-betul masa yang
diberi. Jika masih ada hadirin yang masih mahi bertanya maka anda boleh
memberitahu
mereka yang anda akan cuba
jawab soalan mereka selepas itu dengan memberitahu:
1. The answer to your question is
quite complex. Can we discuss about it after this? Well, we’ve come to the end
of our question and answer session, so thank you for your attention.
Jawapan kepada soalan anda itu
agak rumit.Boleh tak kita bincangkan selepas ini?
Kita sudah sampai ke penghujung
dalam sessi soal jawab kita.terima kasih kepada semua diatas perhatian anda.
P/S Kelas Fundamentals of English Communication akan bermula 8hb Februari ini!
Cuma tinggal 6 kekosongan sahaja lagi!!
