~~~~~~~Forum Diskusi Software dan Internet untuk Kristen-Katolik~~~~~~~
10 SARAN BERSOPAN-SANTUN DALAM BER-EMAIL (Zoran Todorovich)
Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus
bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada
orang-orang yang jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat
membuat kita menderita dengan menerima banjir "spam email". Tidak
banyak yang bisa kita lakukan untuk menghadapi para "spammers"
ini kecuali terus-menerus melaporkannya pada "network administrator"
kita. Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi pribadi, kita
seyogyanya tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik.
Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria.
1. Benahi susunan email "forwards" anda. Bila anda ingin memforward
sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan
sedikit waktu anda untuk menghapus tanda ">" atau ">>" yang
biasanya muncul.
2. Gantilah "Subject" atau judul email bila topik pembicaraan anda
berubah. Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali,
topik pembicaraan berubah dari aslinya, namun "Subject" atau
judul email belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk
melacak email yang masuk bila "Subject" disesuaikan dan dapat
mencerminkan isi email yang sedang anda tulis.
3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. Beberapa program email
secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda
sedang membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan
tersebut dan hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap
perlu.
4. Jangan teruskan surat berantai. Anda tentu merasa terganggu dan
jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah email tentang humor
atau cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya
dengan segera pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka
anda akan ketiban sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu
dan membuat orang lain jengkel bila anda meneruskan email
semacam ini? Hapus saja dengan menekan tombol "delete".
5. Hormati privacy orang lain. Ini termasuk juga alamat email
mereka. Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang
mungkin satu-sama-lain tidak saling mengenal, gunakan "bcc" atau
"blind carbon copy " agar alamat-alamat email mereka tidak
saling diketahui. Bila anda mudah mengirim email ke banyak
alamat sekaligus tanpa mempertimbangkan saran ini, maka bersiap-
siaplah untuk dikomplain karena mereka menerima *spam*.
6. Jangan melakukan SPAM. Mungkin saja anda tidak sengaja melakukan
nya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka menggunakan
alamat-alamat email yang mereka dapat dari "forwarded email",
kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk spam.
7. Jangan berteriak-teriak. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar
(tombol "Caps Lock") dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan.
Orang mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet yang
tidak baik, atau tidak sopan sama sekali.
8. Jangan mudah "terbakar", over-reaksi, atau terburu-buru menghapus
suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan baik. Dalam
bahasa tulis, kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita
merespon atas sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga
dengan beremail ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang
kuat, kemudian menulis balasan dengan emosional pula, maka
sebaiknya jangan buru-buru anda kirim email tersebut. Simpanlah
dulu dalam "draft folder" selama beberapa hari untuk dibaca ulang.
Banyak persahabatan yang hancur gara-gara terburu-buru menanggapi
suatu email tanpa berusaha memikirkannya dengan bijaksana.
9. Bersabarlah dalam menunggu "reply". Ketahuilah, orang tidak hanya
hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda
dengan segera. Masih banyak orang yang men-cek email mereka
cuma seminggu sekali.
10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang anda
anggap lucu. Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka
yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima
kasih.
Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita
forwardkan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu
email. Tidak semua orang setuju atau suka dengan materi
yang kita forwardkan. Untuk orang-orang tertentu,
subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu dan
menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan
serius!!
Sumber: Pesan SAAT
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran)
----- Hemat Bandwith : Hapus pesan yang tidak perlu sebelum reply -----
SUBSCRIBE---> To: [EMAIL PROTECTED], Isi/Body: kosong
UNSUBSCRIBE---> To: [EMAIL PROTECTED], Isi/Body: kosong
This conference is now hosted by GRC. See our site at
http://www.grcomputing.net
This list is now being hosted on the XC listserver hosted by GRC. See our site at
http://www.grcomputing.net
