Seberapa sering anda bersama tim bertanya seperti ini? Bila sungguh-sungguh
dan sering bertanya seperti ini saya yakin tim tidak hanya berorientasi
pada rencana aksi, namun terpenting adalah fokus mengambil tindakan (*take
action*). Banyak orang sulit *take action* karena tak tahu apa yang mesti
dilakukan. Gagal dalam bertindak karena tindakan yang dilakukan tidak
berhubungan dengan apa yang ingin di capai. Katakanlah anda ingin hidup
sehat namun kenyataannya anda perokok berat dan jumlah tidur sehari hanya 4
jam.
Bila organisasi punya indikator kinerja utama (KPI) yaitu jumlah perputaran
stok persediaanyang cepat (*inventory turn over*) namun biaya pokok
persediaan serta rata-rata persediaan masih tinggi, apakah KPI ini
tercapai? Saya yakin anda bisa menjawabnya. Biaya pokok persediaan dan
rata-rata persediaan harus ditekan serendah mungkin. Nah, pertanyaannya apa
yang mesti dilakukan agar biaya pokok persediaan serta rata-rata persediaan
bisa serendah mungkin?
Saya pun yakin bila para manajer dan anggota tim melakukan pekerjaannya
masih berfokus pada apa yang dijelaskan di *job description*, maka KPI
sulit tercapai. Mengapa? Tanggung jawab pekerjaan di *job description*
hanya menjelaskan gambaran besar dari rutinitas yang mesti dilakukan. Bukan
gambaran nyata apa yang mesti dilakukan sesuai tantangan, strategi dan
target kinerja organisasi. Anda tidak menemukan dinamika dalam *job
description*.
Kami sering menemukan organisasi-organisasi yang isi *job description*
karyawannya tidak berubah bertahun-tahun. Bayangkan pekerjaan-pekerjaan tak
berubah bertahun-tahun walau strategi dan target kinerja organisasi terus
berubah! Atau mungkin beberapa pekerjaan berubah namun tak mengubah *job
description*.
Lebih parah lagi ! Kami menemukan di beberapa perusahaan daftar kompetensi
karyawan per pekerjaan tak berubah hingga bertahun-tahun. Bagaimana bisa
pekerjaan-pekerjaan 3 tahun lalu dengan situasi yang berbeda dengan saat
ini terus dipertahankan dengan kompetensi yang sama. Ini tidak masuk akal.
Kompetensi pasti berubah mengikuti dinamika internal dan eksternal
organisasi.
Bila *job description* orientasinya pada apa yang mesti dilakukan
sehari-hari, telah lama kami sarankan organisasi untuk punya indikator
kinerja yang orientasinya aktivitas-aktivitas utama yang terhubung langsung
pada kinerja-kinerja utama. Ukuran kinerja utama (KPI) terhubung langsung
dengan strategi dan target kinerja organisasi. Dalam KPI
aktivitas-aktivitas ini biasa disebut *key action indicators* (KAI).
Apakah anggota tim anda sudah punya KAI? Bila KAI sudah dimiliki biasanya
KPI juga telah tersusun. Namun, kami beberapa kali menemukan unit kerja tak
punya KPI namun mereka punya indikator-indikator aktivitas utama yang
prakteknya sama dengan KAI. Apakah praktek ini lazim?
Umumnya organisasi menemukan strategi terlebih dahulu sebelum menentukan
taktik yang sesuai strateginya. Namun beberapa organisasi menjalani taktik
dahulu sebelum mereka menetapkan strategi sesuai taktik. Sama halnya dengan
KPI dan KAI. Beberapa organisasi bisa saja menjalankan aktivitas-aktivitas
utamasebelum akhirnya mereka paham strategi yang tepat untuk menaungi KAI.
Di era *digital business* seperti saat ini tim penjualan banyak
mengkomunikasikan produk dan layanan ke para prospektif dan pelanggan.
Ternyata banyak juga *sales closing* terjadi melalui *email*, media sosial
dan panggilan telpon. Bila dalam kurun waktu tertentu penjualan melalui
cara ini konsisten menunjukkan hasil maka rasio efisiensi penjualan
meningkat. Di sini kemudian perusahaan mengukur tingkat efisiensi
penjualan. Bila rasio efisiensi penjualan menjadi KPI, maka apa persisnya
mesti dilakukan tim penjualan ?
Jawabannya berupa daftar akivitas nyata yang utama mesti dilakukan dalam
periode tertentu hingga rasio efisiensi penjualan terus meningkat. Mulai
dari memperbanyak *sales leads* melalui berbagai cara baik *online* maupun
*offline*. Meningkatkan kecepatan *sales closing* tanpa membuat pelanggan
takut atau menimbulkan citra buruk perusahaan. Merespon pertanyaan dan
keluhan pelanggan dalam waktu singkat namun teratasi dengan baik. Men-
*deliver* produk dan layanan via *online *tanpa mereduksi *value* dari
produk dan layanan itu sendiri. Hingga meng-*create* cara-cara, produk dan
layanan yang *customize* sesuai keinginan pelanggan.
Kembali ke pertanyaan awal di atas apa yang mesti dilakukan agar biaya
pokok persediaan serta rata-rata persediaan bisa serendah mungkin? Sekali
lagi daftar aktivitas yang mesti dilakukan bisa saja banyak. Namun,
fokuslah pada 5 -7 aktivitas utama berdasarkan prioritas untuk
mencapai *inventory
turn-over* sesuai sasaran. Mulai dari memilih barang persediaan yang cepat
bergerak – entah ke proses produk maupun terdistribusi ke pelanggan.
Memastikan teknologi penyimpanan berjalan baik. Hingga pengepakan
persediaan yang efektif dan efisien.
KAI adalah dinamika. Sulit membayangkan anda dan tim
menyelesaikan tanpa mengikuti dinamika situasi yang terjadi. KAI adalah
nyata. Bila anda ingin punya index kepuasan pelanggan yang tinggi, tentunya
anda mesti menyapa dengan tulus, beri senyuman, menyelesaikan masalah
pelanggan dengan cepat, kualitas produk yang bagus. Buat kerangka waktu dan
kuantitas pencapaiannya.
KAI adalah yang utama. Ada banyak aktivitas, namun pilih yang
paling berdampak pada pencapaian KPI. Bukan fokus pada apa yang dijelaskan
di *job description*. KAI adalah terukur. Aktivitas yang dilakukan sangat
terukur – baik dalam *achievemen*t maupun prosesnya. Berapa lama anda
menyelesaikan untuk mencapai jumlah hasil kerja per hari untuk mencapai
kecepatan per minggu atau per bulan serta mencapai jumlah hasil per minggu
atau per bulan. Hingga mencapai jumlah capaian per 6 bulan hingga per tahun.
Mari persiapkan KPI sebaik-baiknya. Lebih penting lagi temukan
dan definisikan KAI dengan tepat. KAI yang tepat membuat capaian KPI tim
anda berhasil di raih.
Salam KPI !
*Rezi A. Soripada*
Management Consultant, Educator & Book Author
http://bit.ly/2qPhtgV
--
-Always Be Happy-
Salam Proaktif.
ELLSI
Telp : 0811 1006642
Wa : 0857 7839 3483
Jl. Boulevard Selatan Raya.
RSK.3 No.35, Bekasi Selatan
--
Info program lengkap dan jadwal training Proaktif terdekat silahkan hubungi
kami di:
Tel. 021 22103478
Email: [email protected]
Website: www.mitrapembelajar.com
Untuk keluar dari grup ini, kirimkan email ke:
[email protected]
---
Anda menerima pesan ini karena Anda berlangganan grup "Pembelajar" dari Google
Grup.
Untuk berhenti berlangganan dan berhenti menerima email dari grup ini, kirim
email ke [email protected].
Untuk opsi lainnya, kunjungi https://groups.google.com/d/optout.
