Hou la, là, c'est du costaud. Il y aurait comme qui dirait du pain sur la
planche. J'appelle le correspondant aujourd'hui. J'aurais peut-être dû attendre
avant de faire de la publicité. Le cahier des charges est fourni en standard par
le ministère de la culture et a été à peine modifié. Ca paraît impressionnant
comme ça, mais je pense que c'est jouable...
----- Message transféré de Laurent Gibergues <[EMAIL PROTECTED]> -----
Date : Fri, 03 Oct 2003 00:49:35 +0200
De : Laurent Gibergues <[EMAIL PROTECTED]>
Adresse de retour :Laurent Gibergues <[EMAIL PROTECTED]>
Sujet : Conseils et avis SVP
À : [EMAIL PROTECTED]
Bonjour François,
Une bibliothèque municipale dans le 44, dont je préfère taire le
nom dans un premier temps pour des raisons de confidentialité, se
rénove et passe des fichies cartonnées à un système informatique
ad'hoc.
Il se trouve que quelques fournisseurs ont été contactés pour
fournir une offre à partir d'un cahier des charges dont je joins
une version allégée à ce mail. Aucun ne propose de solution à
base de logiciel libre.
Avec une SSLL de la région, nous souhaitons répondre à ce CDC et
fournir une solution 100% logiciel libre.
Le problème est que nous avons reçu le CDC aujourd'hui (enfin,
hier) et une réponse chiffrée tant au niveau matériel que
logiciel doit leur être proposée avant le 10 octobre 2003 (!).
Nous n'aurons matériellement pas le temps d'évaluer nous-même si
PhpMyBibli répond ou peut répondre à ce CDC dans les délais.
C'est pourquoi je vous contacte pour savoir si, à la lecture de
ce CDC, vous ou qqu'un parmi votre équipe, pourriez nous dire si
phpMyBibli peut répondre favorablement à leur besoin ainsi que
les points qui seraient éventuellement à modifier ou à
développer. Nous pourrions ainsi nous concentrer sur ces points
et leur fournir une offre intéressante et sérieusement étudiée
en termes de fonctionnalités, de coûts et de délais.
Je suis bien conscient que le CDC est assez conséquent et que
cela réprésente un travail non négligeable. Mais je ne vois pas
vraiment d'autres solutions pour respecter le délai du 10 octobre.
Nous avons eu l'assurance, que parmi les solutions de système de
gestion de bibliothèque libre, et notamment koha, phpMyBibli a
leur préférence. Nous n'étudierons donc pas d'autres solutions.
J'ai vu avec plaisir que la médiathèque de Bueil-En-Touraine a
choisi phpMyBibli. C'est un précédent qui tombe à pic pour
rassurer nos politiques.
Voilà, j'espère que vous pourrez répondre favorablement à cette
requête et attends dans tous les cas de vos nouvelles rapidement.
Merci. N'hésitez pas à me contacter pour tout renseignement
complémentaire.
Laurent Gibergues
tél : 02.40.65.74.14
----- Fin du message transféré -----
--
François Lemarchand
homepage : http://balno.free.fr/
PhpMyBibli : http://phpmybibli.sourceforge.net
Commune de XXX
INFORMATISATION DE LA BIBLIOTHEQUE
Cahier des charges
Septembre 2003
I - OBJET DE LA CONSULTATION
La commune de XXX souhaite informatiser sa bibliothèque.
La proposition comprendra la fourniture, l'installation et la mise en ordre de marche
d'un système de gestion autonome et décentralisé, incluant matériel et logiciels.
La société prestataire devra également proposer une assistance au démarrage sur site,
comprenant la formation du personnel et le paramétrage du système.
L'informatisation a pour objectif :
De proposer au public un service performant : prêt rapide et fiable, recherche
documentaire simple et efficace, réservation de documents.
De donner à l'équipe un outil de gestion efficace, utilisable par les professionnels :
prêt rigoureux, catalogage rapide et guidé, localisation des documents, disponibilité
pour les lecteurs.
De garantir aux élus une gestion rationalisée et simple, la fiabilité des services
proposés au public, donc l'image de marque de la bibliothèque.
Le système proposé devra présenter tous les avantages de la standardisation et être
conforme aux normes en vigueur, tant sur le plan informatique que bibliothéconomique
et totalement compatible avec le système de la Bibliothèque Départementale de prêt
(OPSYS).
Il devra en outre être suffisamment souple pour s'adapter à l'évolution des
collections et des besoins de la bibliothèque.
Les besoins techniques particuliers nécessaires à l'installation du système
(climatisation, alimentation électrique, câblages, onduleur, ?) devront être précisés
par la société prestataire.
II - HISTORIQUE ET SITUATION ACTUELLE DE LA BIBLIOTHEQUE
4 - Les collections
Le fonds est actuellement composé d'environ 13 000 ouvrages adultes et enfants
(documentaires, fictions, albums et BD confondus).
Revues : abonnements adultes... 12
abonnements enfants.... 7
revues professionnelles.??3
Total............. 22
Vidéogrammes : cassettes vidéos...............353
DVD.....................9
Total.................... 362
5 - Les acquisitions annuelles (2002)
Livres adultes....................394
Livres enfants....................510
Dons enregistrés...................98
Vidéogrammes.....................33
6 - Les emprunteurs inscrits (2002)
Adultes..............342
Enfants..............747
Total...............1089
7 - Les prêts (2002)
Adultes (livres, revues).................10 692
Enfants (livres, revues).................18 473
Total............................ 29 165
8 - Dépôts BDP (2002)
La bibliothèque municipale doit pouvoir intégrer les notices des documents en dépôt
(livres, vidéogrammes, Cédéroms).
La bibliothèque intégrera provisoirement à son catalogue, à chaque passage du
bibliobus de la BDP (deux fois par an), les notices bibliographiques des ouvrages
empruntés.
Pour l'année 2002, 847 documents ont été en dépôts à la bibliothèque et ont généré
1 688 prêts BDP par les lecteurs inscrits à la bibliothèque de XXX.
Pour la gestion statistique du dépôt BDP, pour la lecture des codes à barres de la BDP
et pour d'éventuelles dispositions permettant de gérer et éliminer les accès
d'autorité des notices de la B.D.P., le fournisseur précisera les différentes
possibilités offertes par son logiciel.
III - FONCTIONS A INFORMATISER
A - Gestion des acquisitions
1 - Propositions d'achat
A chaque proposition le système permettra de vérifier la présence éventuelle du titre
et sa localisation (commande, rayon, prêt, réparation, réserve).
Sur chaque proposition apparaîtront :
La date de suggestion.
Qui a proposé ce titre ?
Secteur concerné : adulte, jeunesse, fonds spécialisés, ?
Le type de document : livre, vidéo, ?
Le genre : roman, documentaire, ?
La description de l'ouvrage : auteur, titre, éditeur, ISBN, prix, fournisseur
éventuel, ?
Tous ces renseignements pourront être édités :
Sous forme de listes, par secteur, par éditeur, etc?
Sous forme de bons de commande.
2 - Commandes
Elles doivent pouvoir être éditées sous forme de bons de commande où figureront :
Le fournisseur
La liste des ouvrages classés, par auteur et par titre, puis par éditeur.
Possibilité de classement des ouvrages du bon de commande par section (adulte,
jeunesse).
3 - Réception des commandes
Après contrôle de conformité, le document est entré dans l'inventaire.
Un numéro d'identification lui est attribué avec un code à barres.
A la réception des commandes, il faut pouvoir faire apparaître :
- Les documents défectueux ou non, avec date et motif du renvoi
éventuel au fournisseur
- Les documents manquants avec motif : épuisé, rupture de stock, ?
4 - Suivi des commandes
Edition des listes d'ouvrages en attente, en réimpression, épuisés, ?
Possibilité de réception hors commande.
B - Gestion des périodiques
? Le but à atteindre est un suivi des collections par le bulletinage régulier de
chaque numéro comprenant les éléments suivants :
- Nom, Titre.
- Société éditrice.
- Périodicité, prix.
- Signalisation des retards et des manques.
- Date d'abonnement.
- Date du prochain réabonnement et son règlement.
- Bulletinage à chaque numéro (numéro reçu, date, nombre
d'exemplaires, titre du dossier, thème abordé).
Le système doit permettre le dépouillement de certains titres avec accès aux
recherches par mot-matière.
Les périodiques destinés à être insérés dans le fonds général doivent pouvoir être
inclus dans le circuit général des documents.
C - Gestion bibliographique
1 - Catalogage
Il est assuré en temps réel et doit permettre un catalogage multimédia normalisé :
livres, livres-cassettes, cassettes audio, CD, Cédéroms, vidéos, D.V.D.
Notice bibliographique :
Format UNIMARC qui seul permet les échanges entre bibliothèques.
Présentation des notices suivant les normes ISBD (pour les documents imprimés :
Z44.073 ; pour les documents sonores : Z44.066).
Le niveau souhaité de la notice correspond à la notice moyenne de la norme AFNOR.
Typographie riche : majuscules, minuscules, accentuation, signes diacritiques, ?
Zone de notes : pour inclure, dans les notices, un court résumé, l'indication de la
tranche d'âge à laquelle s'adresse le document, ?
En cours de saisie, tout élément entré doit pouvoir être modifié sans sortir de la
procédure de saisie.
Le système devra assurer la signalisation des doublons.
Le logiciel devra gérer les supports autres que le livre (livres-cassettes audio,
vidéocassettes,?)
Pour le catalogage des vidéos, le système doit pouvoir disposer des champs suivants
(indiquer s'ils sont contrôlés par une liste d'autorité)
- Titre et titre d'origine
- Réalisateur
- Producteur
- Auteurs du scénario, des dialogues, compositeur
- Interprètes
- Année de réalisation
- Support, format, durée, procédé son et image
Pour le catalogage des cédéroms, le système doit pouvoir disposer aussi des champs
suivants (Indiquer s'ils sont contrôlés par une liste d'autorité)
- Configuration requise (Champ UNIMARC 337)
- Type de fichier informatique (données, programme, multimédia)
La gestion des exemplaires devra comporter :
La cote
La situation de chaque exemplaire
Exclusion ou non du prêt
Envoi en reliure, en réparation
Réservation
Mise en réserve
Livre appartenant à une série
Le nombre de pièces composant le document
Pour la saisie rétrospective des fonds, on peut envisager une récupération des notices
à partir du cédérom de la Bibliothèque nationale de France (B.N.F.) ou du cédérom
Electre.
Fichier d'autorité
Les objectifs de cette fonction sont la validation des vedettes auteur, titre, sujet.
Le système doit pouvoir gérer les formes rejetées et assurer le renvoi automatique aux
formes acceptées.
Indexation
Elle comporte
L'indexation matière :
Elle sera réalisée selon la liste d'autorité RAMEAU
Le même fichier sera utilisé pour les jeunes et les adultes.
L'indexation décimale :
La classification décimale DEWEY (version abrégée d'A. BERTHERY) est utilisée.
L'indexation de niveau :
Adultes
Adolescents
Enfants
L'indexation de genre :
Fiction (romans policiers, romans historiques, romans de science-fiction, romans
d'aventure, ?)
B.D.
Documentaire
Etc?
L'indexation des supports
Livres
- Vidéocassettes
C.D.
Cédéroms
Etc?
2 - Recherche documentaire
La bonne exploitation du catalogue dépend du nombre des critères d'accès possibles, de
la façon dont ils fonctionnent et de la possibilité de les combiner en temps réel
On doit distinguer l'accès pour le personnel et l'accès public (OPAC), demander si le
logiciel gère des droits d'accès (ou profils d'accès) différents en fonction de
l'utilisateur (administrateur, invité?).
L'accès professionnel
Cote DEWEY
Collection + Editeur
Numéro d'inventaire
ISBN, ISSN
Accès sur l'ensemble des fichiers ou par section (Adultes, Jeunesse, ?)
Accès par troncature pour les auteurs
Accès AUTEUR/TITRE
Accès par combinaison des vedettes et sous-vedettes matière
On pourra combiner ces données entre elles, pour l'édition de bibliographies.
L'accès public
La recherche par le lecteur doit être simple et rapide. Elle est autorisée uniquement
par les accès suivants :
Auteurs, anonymes
Titre, mots du titre
Auteur/titre vedettes, sous-vedettes matière
Troncature à droite
Recherche et/ou
Recherche guidée : renvois automatiques vers les formes acceptées, affichage des
sous-vedettes
D - Gestion de la circulation des documents
Le paramétrage des modalités de prêt doit pouvoir être adapté selon les types de
documents et les catégories d'emprunteur : nombre de documents, durée, prolongation.
1 - La gestion du prêt
+ Description de l'opération
L'opération de sortie d'un document se fait par la lecture des codes à barres du
document et de la carte de l'emprunteur.
Le retour se fait par la lecture uniquement du code à barres du document.
Le temps de réponse doit être limité, entre 1 et 2 secondes au maximum, selon
l'importance des transactions en cours au moment de l'opération.
Ces opérations permettent d'enregistrer :
Pour l'emprunteur : la date d'emprunt et de retour prévue (qui doit pouvoir être
modifiée), puis la date de retour effectif, ainsi que le cumul des emprunts en cours.
Les informations suivantes doivent être immédiatement fournies si nécessaire :
Livres non rendus
Quota d'emprunt atteint
Message concernant le lecteur
Abonnement arrivé à échéance
Pour le document : la date d'emprunt et de retour
Les informations suivantes doivent être immédiatement fournies si nécessaire :
Nombre de pièces composant le document
Réservé
Exclu du prêt
Nombre d'emprunts
Dernier emprunteur
+ Le système doit permettre les fonctions suivantes
Enregistrement des opérations de prêt en temps réel
Prêt d'un document sans la carte du lecteur (avec son nom seulement)
Passage instantané de la fonction « prêt » à la fonction « retour » du document, sans
sortir de la procédure et sans retour au menu
Saisie manuelle au clavier des données de prêt (en cas de lecture difficile des codes
à barres)
Possibilité de démarrer le poste de saisie de manière autonome, à défaut de connexion
sur le serveur, avec réinsertion des données saisies dans la base lorsque le serveur
est à nouveau disponible
Gestion des dépôts de livres dans diverses collectivités (écoles, centre de loisirs?)
Gestion des fonds particuliers (notamment ceux de la Bibliothèque Départementale de
Prêt)
+ Les compatibilités suivantes doivent être assurées
Respect de la norme ISO 2709 pour échanger ou partager les données avec d'autres
bibliothèques, notamment la Bibliothèque Départementale de Prêt (B.D.P.)
Application de la recommandation 995 pour le libre transfert des données locales, lors
des importations temporaires de notices
Le système doit permettre de gérer ces documents en exploitant directement leurs codes
à barres pour le prêt. La restitution des documents de la B.D.P. doit entraîner
automatiquement leur annulation dans le catalogage actif de la Bibliothèque, sans que
cela ait d'incidence sur les données statistiques préalablement enregistrées.
Le retour des documents BDP doit pouvoir se faire :
soit en totalité (suppression automatique d'un lot de documents prêtés simultanément)
soit de façon partielle, par lecture des codes-barre des documents restitués.
Un répertoire annexe doit alors être constitué, afin de conserver une trace
des documents antérieurement prêtés. Ce répertoire doit comporter au minimum les
données suivantes : Auteur, Titre, Cote.
2 - La Gestion des usagers
L'inscription des lecteurs doit se faire en temps réel et permettre le traitement des
données et fonctions suivantes :
Type de l'emprunteur (personne physique, dépôt, collectivité?)
Nom et prénom (et nom/prénom du responsable pour les enfants)
Adresse et numéro de téléphone (possibilité de plusieurs adresses et de plusieurs
numéros de téléphone)
Année de naissance
Nombre de documents empruntables : standard compte tenu des sorties en cours (par
défaut) ou particulier (insertion manuelle)
Durée du prêt : date limite de restitution standard (par défaut) ou particulière
(insertion manuelle)
Réservation(s) : titre, ouvrage, date, rang
Paramétrage des tarifs et date d'inscription : cotisations annuelles de date à date
(correction manuelle possible des échéances)
Message
Changement d'adresse
Avant toute transaction, le système vérifiera la régularité de l'ensemble et signalera
toute anomalie (échéance, cotisation dépassée, ?)
Après tout emprunt, si les délais de retour ne sont pas respectés, le système éditera
des lettres de rappel dont les textes pourront varier en fonction des lecteurs et du
nombre successif de rappels. Ces derniers pourront aussi s'effectuer par courriel
(mél) pour les abonnés qui en disposent.
Il sera possible d'identifier un lecteur déjà inscrit par simple appel de son nom ou
adresse
Il sera possible de rectifier ou modifier l'ensemble des données concernant un lecteur
autant que nécessaire (changement d'adresse, passage de la section Jeune à la section
Adulte, etc?)
Il sera possible de bloquer les cartes déclarées perdues ou volées
3 - La Gestion des réservations
Il sera fixé un nombre maximum de réservations sur tout titre, un nombre maximum de
réservations par emprunteur ainsi qu'une durée maximum de mise à disposition.
Une liste chronologique des demandes de réservations sur un titre doit pouvoir être
gérée, avec possibilité de modification ou d'annulation.
La réservation s'établira soit directement sur OPAC, soit par l'intermédiaire du
personnel et pourra s'effectuer par courriel (mél) pour les abonnés qui en disposent
La réservation se fera sur titre et éventuellement sur l'exemplaire
Des lettres de mise à disposition pourront être éditées automatiquement
Passé le délai de mise à disposition, la réservation sera annulée et reportée
automatiquement, le cas échéant sur le réservataire suivant
E - Gestion du fonds
1 - Le Récolement
Le récolement de chaque fonds doit pouvoir être effectué régulièrement (1 fois par an)
Il permettra de lister :
Les documents empruntés et non rendus
Les documents manquants non empruntés, classés par section, genre de documents et
numéro d'inventaire
Les documents jamais sortis
Le nombre de sorties d'un document
2 - Le Pilon
Les notices d'exemplaires seront éliminées automatiquement.
Il sera possible de lister les documents pilonnés par :
Auteur / Titre
Numéro d'inventaire
Type de documents
Genre de documents
Section
F - Statistiques
Toutes les statistiques pourront se faire ponctuellement, par séance de prêt, par
jour, par mois, par an, sur plusieurs années, les statistiques doivent pouvoir être
paramétrables à volonté (et non figées) ; elles doivent pouvoir être exportées sur un
traitement de texte ou tableur ? Ces statistiques pourront se combiner entre elles et
concerneront :
+ Les fonds
L'état des collections
- Par secteur
- Par type de documents
- Par genre de documents
- Par cote Dewey
Le volume des acquisitions en cours d'exercice
- Total d'exemplaires
- Total par type de documents
- Total par genre de documents
- Nombre de documents acquis par achats
- Nombre de documents acquis par dons
- Nombre de pilons
- Nombre de pertes
+ Les prêts
Nombre de documents prêtés
- Par secteur
- Par type de documents
- Par genre de documents
+ Les emprunteurs
- Par classe d'âge, Adultes, Jeunes
- Par sexe
- Par localisation géographique
- Selon leur fréquentation régulière et saisonnière
- Selon leur fréquentation par séance d'ouverture
- Nombre d'inscriptions et de réinscriptions à la Bibliothèque
- Nombre d'inscriptions et de réinscriptions à la Vidéothèque
G - Les réseaux
1 - Internet
Vérifier si les applications suivantes ont été développées :
OPAC web
Catalogue de la bibliothèque consultable via internet
Serveur Z39.50
Client Z39.50
Le fournisseur propose-t-il une solution d'hébergement du site internet de la
bibliothèque et éventuellement du catalogue en ligne ?
2 - Réseaux et intercommunalité
Le logiciel permet-il une gestion en réseau de plusieurs bibliothèques ? Indiquer les
références de bibliothèques ou de documents mis en réseau avec le logiciel.
Le nombre de bibliothèques ou de documents mis en réseau est-il limité par le
logiciel ?
La solution propose-t-elle :
Une mise à jour en temps réel
Une mise à jour en temps différé (indiquer la périodicité)
IV - CONFIGURATION - DESCRIPTION TECHNIQUE
1 - Condition et durée d'informatisation
Pour la saisie rétrospective du fonds, il pourra être envisagé une récupération des
notices Cd-Rom/B.N.F. ou Cd-Rom/Electre. Le gain de temps correspondant sera évalué et
le coût à prévoir sera chiffré afin d'arrêter la solution la plus adaptée à partir de
la proposition du fournisseur.
2 - Temps de réponse
Engagement sur des temps de réponse précis en cas d'utilisation intensive et
simultanée de tous les écrans pour :
l'enregistrement d'un prêt
l'enregistrement d'un retour
une recherche documentaire simple
une recherche documentaire complexe
3 - Critères de choix
Le choix définitif prendra en compte les critères suivants :
Normalisation du catalogue permettant les échanges : format UNIMARC.
Souplesse de paramétrage des différentes fonctions.
Facilité d'utilisation pour le public et pour le personnel.
Pérennité et évolution du système.
Engagement précis sur la maintenance des matériels et des logiciels.
Références de la société : origine de la société, date de la dernière version du
logiciel, nombre de sites opérationnels, club(s) d'utilisateurs.
Services proposés : formation sur site, clarté de la documentation en français, ?
Engagement sur le respect des délais du calendrier d'implantation et de formation.
Coût de la configuration complète.
Commune de XXX
INFORMATISATION DE LA BIBLIOTHEQUE
Cahier des charges
Septembre 2003
I - OBJET DE LA CONSULTATION
La commune de XXX souhaite informatiser sa bibliothèque.
La proposition comprendra la fourniture, l'installation et la mise en ordre de marche
d'un système de gestion autonome et décentralisé, incluant matériel et logiciels.
La société prestataire devra également proposer une assistance au démarrage sur site,
comprenant la formation du personnel et le paramétrage du système.
L'informatisation a pour objectif :
De proposer au public un service performant : prêt rapide et fiable, recherche
documentaire simple et efficace, réservation de documents.
De donner à l'équipe un outil de gestion efficace, utilisable par les professionnels :
prêt rigoureux, catalogage rapide et guidé, localisation des documents, disponibilité
pour les lecteurs.
De garantir aux élus une gestion rationalisée et simple, la fiabilité des services
proposés au public, donc l'image de marque de la bibliothèque.
Le système proposé devra présenter tous les avantages de la standardisation et être
conforme aux normes en vigueur, tant sur le plan informatique que bibliothéconomique
et totalement compatible avec le système de la Bibliothèque Départementale de prêt
(OPSYS).
Il devra en outre être suffisamment souple pour s'adapter à l'évolution des
collections et des besoins de la bibliothèque.
Les besoins techniques particuliers nécessaires à l'installation du système
(climatisation, alimentation électrique, câblages, onduleur, ?) devront être précisés
par la société prestataire.
II - HISTORIQUE ET SITUATION ACTUELLE DE LA BIBLIOTHEQUE
4 - Les collections
Le fonds est actuellement composé d'environ 13 000 ouvrages adultes et enfants
(documentaires, fictions, albums et BD confondus).
Revues : abonnements adultes... 12
abonnements enfants.... 7
revues professionnelles.??3
Total............. 22
Vidéogrammes : cassettes vidéos...............353
DVD.....................9
Total.................... 362
5 - Les acquisitions annuelles (2002)
Livres adultes....................394
Livres enfants....................510
Dons enregistrés...................98
Vidéogrammes.....................33
6 - Les emprunteurs inscrits (2002)
Adultes..............342
Enfants..............747
Total...............1089
7 - Les prêts (2002)
Adultes (livres, revues).................10 692
Enfants (livres, revues).................18 473
Total............................ 29 165
8 - Dépôts BDP (2002)
La bibliothèque municipale doit pouvoir intégrer les notices des documents en dépôt
(livres, vidéogrammes, Cédéroms).
La bibliothèque intégrera provisoirement à son catalogue, à chaque passage du
bibliobus de la BDP (deux fois par an), les notices bibliographiques des ouvrages
empruntés.
Pour l'année 2002, 847 documents ont été en dépôts à la bibliothèque et ont généré
1 688 prêts BDP par les lecteurs inscrits à la bibliothèque de XXX.
Pour la gestion statistique du dépôt BDP, pour la lecture des codes à barres de la BDP
et pour d'éventuelles dispositions permettant de gérer et éliminer les accès
d'autorité des notices de la B.D.P., le fournisseur précisera les différentes
possibilités offertes par son logiciel.
III - FONCTIONS A INFORMATISER
A - Gestion des acquisitions
1 - Propositions d'achat
A chaque proposition le système permettra de vérifier la présence éventuelle du titre
et sa localisation (commande, rayon, prêt, réparation, réserve).
Sur chaque proposition apparaîtront :
La date de suggestion.
Qui a proposé ce titre ?
Secteur concerné : adulte, jeunesse, fonds spécialisés, ?
Le type de document : livre, vidéo, ?
Le genre : roman, documentaire, ?
La description de l'ouvrage : auteur, titre, éditeur, ISBN, prix, fournisseur
éventuel, ?
Tous ces renseignements pourront être édités :
Sous forme de listes, par secteur, par éditeur, etc?
Sous forme de bons de commande.
2 - Commandes
Elles doivent pouvoir être éditées sous forme de bons de commande où figureront :
Le fournisseur
La liste des ouvrages classés, par auteur et par titre, puis par éditeur.
Possibilité de classement des ouvrages du bon de commande par section (adulte,
jeunesse).
3 - Réception des commandes
Après contrôle de conformité, le document est entré dans l'inventaire.
Un numéro d'identification lui est attribué avec un code à barres.
A la réception des commandes, il faut pouvoir faire apparaître :
- Les documents défectueux ou non, avec date et motif du renvoi
éventuel au fournisseur
- Les documents manquants avec motif : épuisé, rupture de stock, ?
4 - Suivi des commandes
Edition des listes d'ouvrages en attente, en réimpression, épuisés, ?
Possibilité de réception hors commande.
B - Gestion des périodiques
? Le but à atteindre est un suivi des collections par le bulletinage régulier de
chaque numéro comprenant les éléments suivants :
- Nom, Titre.
- Société éditrice.
- Périodicité, prix.
- Signalisation des retards et des manques.
- Date d'abonnement.
- Date du prochain réabonnement et son règlement.
- Bulletinage à chaque numéro (numéro reçu, date, nombre
d'exemplaires, titre du dossier, thème abordé).
Le système doit permettre le dépouillement de certains titres avec accès aux
recherches par mot-matière.
Les périodiques destinés à être insérés dans le fonds général doivent pouvoir être
inclus dans le circuit général des documents.
C - Gestion bibliographique
1 - Catalogage
Il est assuré en temps réel et doit permettre un catalogage multimédia normalisé :
livres, livres-cassettes, cassettes audio, CD, Cédéroms, vidéos, D.V.D.
Notice bibliographique :
Format UNIMARC qui seul permet les échanges entre bibliothèques.
Présentation des notices suivant les normes ISBD (pour les documents imprimés :
Z44.073 ; pour les documents sonores : Z44.066).
Le niveau souhaité de la notice correspond à la notice moyenne de la norme AFNOR.
Typographie riche : majuscules, minuscules, accentuation, signes diacritiques, ?
Zone de notes : pour inclure, dans les notices, un court résumé, l'indication de la
tranche d'âge à laquelle s'adresse le document, ?
En cours de saisie, tout élément entré doit pouvoir être modifié sans sortir de la
procédure de saisie.
Le système devra assurer la signalisation des doublons.
Le logiciel devra gérer les supports autres que le livre (livres-cassettes audio,
vidéocassettes,?)
Pour le catalogage des vidéos, le système doit pouvoir disposer des champs suivants
(indiquer s'ils sont contrôlés par une liste d'autorité)
- Titre et titre d'origine
- Réalisateur
- Producteur
- Auteurs du scénario, des dialogues, compositeur
- Interprètes
- Année de réalisation
- Support, format, durée, procédé son et image
Pour le catalogage des cédéroms, le système doit pouvoir disposer aussi des champs
suivants (Indiquer s'ils sont contrôlés par une liste d'autorité)
- Configuration requise (Champ UNIMARC 337)
- Type de fichier informatique (données, programme, multimédia)
La gestion des exemplaires devra comporter :
La cote
La situation de chaque exemplaire
Exclusion ou non du prêt
Envoi en reliure, en réparation
Réservation
Mise en réserve
Livre appartenant à une série
Le nombre de pièces composant le document
Pour la saisie rétrospective des fonds, on peut envisager une récupération des notices
à partir du cédérom de la Bibliothèque nationale de France (B.N.F.) ou du cédérom
Electre.
Fichier d'autorité
Les objectifs de cette fonction sont la validation des vedettes auteur, titre, sujet.
Le système doit pouvoir gérer les formes rejetées et assurer le renvoi automatique aux
formes acceptées.
Indexation
Elle comporte
L'indexation matière :
Elle sera réalisée selon la liste d'autorité RAMEAU
Le même fichier sera utilisé pour les jeunes et les adultes.
L'indexation décimale :
La classification décimale DEWEY (version abrégée d'A. BERTHERY) est utilisée.
L'indexation de niveau :
Adultes
Adolescents
Enfants
L'indexation de genre :
Fiction (romans policiers, romans historiques, romans de science-fiction, romans
d'aventure, ?)
B.D.
Documentaire
Etc?
L'indexation des supports
Livres
- Vidéocassettes
C.D.
Cédéroms
Etc?
2 - Recherche documentaire
La bonne exploitation du catalogue dépend du nombre des critères d'accès possibles, de
la façon dont ils fonctionnent et de la possibilité de les combiner en temps réel
On doit distinguer l'accès pour le personnel et l'accès public (OPAC), demander si le
logiciel gère des droits d'accès (ou profils d'accès) différents en fonction de
l'utilisateur (administrateur, invité?).
L'accès professionnel
Cote DEWEY
Collection + Editeur
Numéro d'inventaire
ISBN, ISSN
Accès sur l'ensemble des fichiers ou par section (Adultes, Jeunesse, ?)
Accès par troncature pour les auteurs
Accès AUTEUR/TITRE
Accès par combinaison des vedettes et sous-vedettes matière
On pourra combiner ces données entre elles, pour l'édition de bibliographies.
L'accès public
La recherche par le lecteur doit être simple et rapide. Elle est autorisée uniquement
par les accès suivants :
Auteurs, anonymes
Titre, mots du titre
Auteur/titre vedettes, sous-vedettes matière
Troncature à droite
Recherche et/ou
Recherche guidée : renvois automatiques vers les formes acceptées, affichage des
sous-vedettes
D - Gestion de la circulation des documents
Le paramétrage des modalités de prêt doit pouvoir être adapté selon les types de
documents et les catégories d'emprunteur : nombre de documents, durée, prolongation.
1 - La gestion du prêt
+ Description de l'opération
L'opération de sortie d'un document se fait par la lecture des codes à barres du
document et de la carte de l'emprunteur.
Le retour se fait par la lecture uniquement du code à barres du document.
Le temps de réponse doit être limité, entre 1 et 2 secondes au maximum, selon
l'importance des transactions en cours au moment de l'opération.
Ces opérations permettent d'enregistrer :
Pour l'emprunteur : la date d'emprunt et de retour prévue (qui doit pouvoir être
modifiée), puis la date de retour effectif, ainsi que le cumul des emprunts en cours.
Les informations suivantes doivent être immédiatement fournies si nécessaire :
Livres non rendus
Quota d'emprunt atteint
Message concernant le lecteur
Abonnement arrivé à échéance
Pour le document : la date d'emprunt et de retour
Les informations suivantes doivent être immédiatement fournies si nécessaire :
Nombre de pièces composant le document
Réservé
Exclu du prêt
Nombre d'emprunts
Dernier emprunteur
+ Le système doit permettre les fonctions suivantes
Enregistrement des opérations de prêt en temps réel
Prêt d'un document sans la carte du lecteur (avec son nom seulement)
Passage instantané de la fonction « prêt » à la fonction « retour » du document, sans
sortir de la procédure et sans retour au menu
Saisie manuelle au clavier des données de prêt (en cas de lecture difficile des codes
à barres)
Possibilité de démarrer le poste de saisie de manière autonome, à défaut de connexion
sur le serveur, avec réinsertion des données saisies dans la base lorsque le serveur
est à nouveau disponible
Gestion des dépôts de livres dans diverses collectivités (écoles, centre de loisirs?)
Gestion des fonds particuliers (notamment ceux de la Bibliothèque Départementale de
Prêt)
+ Les compatibilités suivantes doivent être assurées
Respect de la norme ISO 2709 pour échanger ou partager les données avec d'autres
bibliothèques, notamment la Bibliothèque Départementale de Prêt (B.D.P.)
Application de la recommandation 995 pour le libre transfert des données locales, lors
des importations temporaires de notices
Le système doit permettre de gérer ces documents en exploitant directement leurs codes
à barres pour le prêt. La restitution des documents de la B.D.P. doit entraîner
automatiquement leur annulation dans le catalogage actif de la Bibliothèque, sans que
cela ait d'incidence sur les données statistiques préalablement enregistrées.
Le retour des documents BDP doit pouvoir se faire :
soit en totalité (suppression automatique d'un lot de documents prêtés simultanément)
soit de façon partielle, par lecture des codes-barre des documents restitués.
Un répertoire annexe doit alors être constitué, afin de conserver une trace
des documents antérieurement prêtés. Ce répertoire doit comporter au minimum les
données suivantes : Auteur, Titre, Cote.
2 - La Gestion des usagers
L'inscription des lecteurs doit se faire en temps réel et permettre le traitement des
données et fonctions suivantes :
Type de l'emprunteur (personne physique, dépôt, collectivité?)
Nom et prénom (et nom/prénom du responsable pour les enfants)
Adresse et numéro de téléphone (possibilité de plusieurs adresses et de plusieurs
numéros de téléphone)
Année de naissance
Nombre de documents empruntables : standard compte tenu des sorties en cours (par
défaut) ou particulier (insertion manuelle)
Durée du prêt : date limite de restitution standard (par défaut) ou particulière
(insertion manuelle)
Réservation(s) : titre, ouvrage, date, rang
Paramétrage des tarifs et date d'inscription : cotisations annuelles de date à date
(correction manuelle possible des échéances)
Message
Changement d'adresse
Avant toute transaction, le système vérifiera la régularité de l'ensemble et signalera
toute anomalie (échéance, cotisation dépassée, ?)
Après tout emprunt, si les délais de retour ne sont pas respectés, le système éditera
des lettres de rappel dont les textes pourront varier en fonction des lecteurs et du
nombre successif de rappels. Ces derniers pourront aussi s'effectuer par courriel
(mél) pour les abonnés qui en disposent.
Il sera possible d'identifier un lecteur déjà inscrit par simple appel de son nom ou
adresse
Il sera possible de rectifier ou modifier l'ensemble des données concernant un lecteur
autant que nécessaire (changement d'adresse, passage de la section Jeune à la section
Adulte, etc?)
Il sera possible de bloquer les cartes déclarées perdues ou volées
3 - La Gestion des réservations
Il sera fixé un nombre maximum de réservations sur tout titre, un nombre maximum de
réservations par emprunteur ainsi qu'une durée maximum de mise à disposition.
Une liste chronologique des demandes de réservations sur un titre doit pouvoir être
gérée, avec possibilité de modification ou d'annulation.
La réservation s'établira soit directement sur OPAC, soit par l'intermédiaire du
personnel et pourra s'effectuer par courriel (mél) pour les abonnés qui en disposent
La réservation se fera sur titre et éventuellement sur l'exemplaire
Des lettres de mise à disposition pourront être éditées automatiquement
Passé le délai de mise à disposition, la réservation sera annulée et reportée
automatiquement, le cas échéant sur le réservataire suivant
E - Gestion du fonds
1 - Le Récolement
Le récolement de chaque fonds doit pouvoir être effectué régulièrement (1 fois par an)
Il permettra de lister :
Les documents empruntés et non rendus
Les documents manquants non empruntés, classés par section, genre de documents et
numéro d'inventaire
Les documents jamais sortis
Le nombre de sorties d'un document
2 - Le Pilon
Les notices d'exemplaires seront éliminées automatiquement.
Il sera possible de lister les documents pilonnés par :
Auteur / Titre
Numéro d'inventaire
Type de documents
Genre de documents
Section
F - Statistiques
Toutes les statistiques pourront se faire ponctuellement, par séance de prêt, par
jour, par mois, par an, sur plusieurs années, les statistiques doivent pouvoir être
paramétrables à volonté (et non figées) ; elles doivent pouvoir être exportées sur un
traitement de texte ou tableur ? Ces statistiques pourront se combiner entre elles et
concerneront :
+ Les fonds
L'état des collections
- Par secteur
- Par type de documents
- Par genre de documents
- Par cote Dewey
Le volume des acquisitions en cours d'exercice
- Total d'exemplaires
- Total par type de documents
- Total par genre de documents
- Nombre de documents acquis par achats
- Nombre de documents acquis par dons
- Nombre de pilons
- Nombre de pertes
+ Les prêts
Nombre de documents prêtés
- Par secteur
- Par type de documents
- Par genre de documents
+ Les emprunteurs
- Par classe d'âge, Adultes, Jeunes
- Par sexe
- Par localisation géographique
- Selon leur fréquentation régulière et saisonnière
- Selon leur fréquentation par séance d'ouverture
- Nombre d'inscriptions et de réinscriptions à la Bibliothèque
- Nombre d'inscriptions et de réinscriptions à la Vidéothèque
G - Les réseaux
1 - Internet
Vérifier si les applications suivantes ont été développées :
OPAC web
Catalogue de la bibliothèque consultable via internet
Serveur Z39.50
Client Z39.50
Le fournisseur propose-t-il une solution d'hébergement du site internet de la
bibliothèque et éventuellement du catalogue en ligne ?
2 - Réseaux et intercommunalité
Le logiciel permet-il une gestion en réseau de plusieurs bibliothèques ? Indiquer les
références de bibliothèques ou de documents mis en réseau avec le logiciel.
Le nombre de bibliothèques ou de documents mis en réseau est-il limité par le
logiciel ?
La solution propose-t-elle :
Une mise à jour en temps réel
Une mise à jour en temps différé (indiquer la périodicité)
IV - CONFIGURATION - DESCRIPTION TECHNIQUE
1 - Condition et durée d'informatisation
Pour la saisie rétrospective du fonds, il pourra être envisagé une récupération des
notices Cd-Rom/B.N.F. ou Cd-Rom/Electre. Le gain de temps correspondant sera évalué et
le coût à prévoir sera chiffré afin d'arrêter la solution la plus adaptée à partir de
la proposition du fournisseur.
2 - Temps de réponse
Engagement sur des temps de réponse précis en cas d'utilisation intensive et
simultanée de tous les écrans pour :
l'enregistrement d'un prêt
l'enregistrement d'un retour
une recherche documentaire simple
une recherche documentaire complexe
3 - Critères de choix
Le choix définitif prendra en compte les critères suivants :
Normalisation du catalogue permettant les échanges : format UNIMARC.
Souplesse de paramétrage des différentes fonctions.
Facilité d'utilisation pour le public et pour le personnel.
Pérennité et évolution du système.
Engagement précis sur la maintenance des matériels et des logiciels.
Références de la société : origine de la société, date de la dernière version du
logiciel, nombre de sites opérationnels, club(s) d'utilisateurs.
Services proposés : formation sur site, clarté de la documentation en français, ?
Engagement sur le respect des délais du calendrier d'implantation et de formation.
Coût de la configuration complète.
