Pacu Produktivitas Anda! "Dari keberantakan, buatlah kesederhanaan; dari kekacauan buatlah keharmonisan, dan dari kesulitan temukan kesempatan"(Albert Einstein)
Ada temuan menarik dalam serangkaian pengalaman membimbing dan memberikan seminar bagi para manajer ataupun eksekutif selama belasan tahun ini. Saya akhirnya memercayai bahwa salah satu penghambat produktivitas adalah keinginan untuk melepaskan. Dalam bahasa Inggris disebut willingness to let go. Akibatnya, banyak orang terjebak pada rutinitas, kertas-kertas yang berserakan, pemborosan waktu, energi, dan pemasungan kreativitas. Mari kita lihat beberapa fakta berikut. Di Amerika, rata-rata eksekutif menghabiskan waktu sampai enam minggu dengan mencari dan menemukan informasi yang dibutuhkan dalam file ataupun meja kerjanya. Seandainya gaji setahun mereka sebesar US$75.000, berarti biaya yang hilang setara dengan US$9.225. Para staf di kantor menghabiskan sekitar 40-60% waktu bekerja dengan kertas kerja. Meski saat sudah berkembang visi paperless office, tetap saja sekitar 95% dari informasi masih menggunakan kertas. Sementara itu, 80% kertas kerja masih disimpan dan tidak pernah dilihat lagi. Dari sekitar 1.037 karyawan tetap ataupun paruh waktu yang disurvei Opinion Research USA, 27% menuliskan meeting yang tidak jelas dan tidak terorganisasi sebagai salah satu faktor penyebab frustasi. Nah, ada alternatif jalan keluar. Ada beberapa hal yang bisa kita 'lepaskan' atau kita biarkan pergi (let go) sehingga kita mampu mencapai produktivitas lebih baik. Pertama, "Let go of perfectionism". Orang yang perfeksionis biasanya mengulang atau terlalu detil untuk sesuatu yang tidak perlu. Akibatnya, mereka jadi kehabisan waktu. Saya ingat seorang manager yang terobsesi mengumpulkan data dan informasi sesempurna mungkin dan lupa menyiapkan presentasinya sendiri. Kedua, "Let go of energy suckers". Ada orang yang merupakan "energy sucker" yang harus kita hindari. Mereka bisa jadi, rekan, bawahan atau pun atasan kita. Berinteraksilah dengan mereka seperlunya sebatas menyangkut kerjaan. Namun, terlalu lama dan banyak interaksi dengan karyawan yang negatif dan menghabiskan energi, hanya akan membuat Anda semakin tidak produktif. Bahkan, dikatakan saat perusahaan 3M mem-PHK sekitar 10% dari karyawan yang tergolong "the poorest performers" di salah satu unit bisnisnya, produktivitas mereka bisa meningkat hingga sekitar 18%, 3M mengajarkan kepada kita, "negative employees not only produce less, but they also cost more" (karyawan yang negatif bukan saja menghasilkan lebih sedikit, tetapi juga menghabiskan biaya yang sangat banyak). Ketiga, "Let go of meetings". Inilah salah satu pencuri waktu produktivitas yang paling sering di tempat kerja. Celakanya, pencurian waktu ini seolah-olah dilegalkan karena justru disetujui oleh manajemen. Akibatnya, banyak meeting yang sebenarnya tidak perlu. Selain itu meeting tidak diorganisasikan secara baik, sehingga tidak menghasilkan apa-apa selain memboroskan waktu dan energi. Keempat, "Let go of filing". Saat ini, ada begitu banyak perangkat elektronik yang bisa membantu kita menghindari filing dengan kertas- kertas yang mengganggu dan menumpuk di kantor. Celakanya, saya masih ingat ada seorang eksekutif yang senang dengan kantornya yang berantakan. "Justru kondisi berantakan ini membuat saya jadi terinspirasi kerja". Mungkin menginspirasi kerja, tetapi untuk mencari sebuah lembaran dokumen, dia jadi menghabiskan waktu bermenit-menit. Ini bukanlah gaya kerja yang sehat. Ide soal paperless office merupakan ide yang menarik. Tetapi, kalaupun di simpan dalam komputer, pastikan juga Anda tahu di mana Anda menyimpan file-nya dengan rapi. Dan jangan lupa juga back system-nya! Kelima, "Let go of crisis management". Banyak orang senang menunda dan menuai krisis. Ini mirip dengan sistem SKS (sistem kebut semalam) yang kita pelajari di sekolah. Dalam bisnis, banyak orang suka menunda sehingga krisis terjadi. Akibatnya, waktu untuk mengatasi dan menyelesaikan krisis itu justru menjadi jauh lebih banyak. Karena itu, lebih baik menghindari krisis dengan cara mempersiapkan, merencanakan serta mempertimbangkan secara matang. Saat krisis, waktu, dan energi akan semakin banyak habis. Kita menjadi tidak produktif. Keenam, "Let go of interruptions". Latih diri Anda untuk tidak gampang terinterupsi. Tahukah Anda, jika terinterupsi dibutuhkan waktu sekitar 15 menit bagi Anda untuk fokus kembali pada pekerjaan Anda. Karena itu, belajarlah menghindari interupsi yang tidak perlu. Misalkan, hindari dari break atau instirahat yang tidak perlu dengan merokok, minum, makan ataupun berbicara dengan rekan kerja ataupun ngosip yang tidak perlu dan memakan waktu kerja. Ketujuh, "Let go of useless way of doing things". Lain kali, patut juga ditanyakan apakah cara kerja Anda sudah efektif, atau apakah yang Anda kerjakan saat ini memang betul-betul harus Anda kerjakan. Saya menyaksikan seorang eksekutif yang mengetik sendiri kertas kerjanya. Padahal dengan mudahnya dia bisa mendelegasikan. Oleh karena itu, penting menciptakan jeda pada waktu Anda kerja. Kita bukan mesin yang tidak mengenal lelah. Ambillah jeda dengan cerdik. Cerdik di sini untuk menghindari jeda yang malah mengurangi produktivitas. Regangkan otot sejenak, tarik napas, tutup mata Anda jika terlalu perih kena radiasi komputer. Ambil waktu makan siang untuk mengistirahatkan diri Anda. Cermatilah suasana dan godaan di tempat kerja yang menghambat produktivitas kerja. Dan akhirnya, Anda tidak perlu larut malam atau pun menghabiskan waktu di kantor tanpa punya lagi waktu untuk keluarga ataupun kehidupan personal Anda. Sumber: Pacu Produktivitas Anda! oleh Anthony Dio Martin [Non-text portions of this message have been removed]