Como criar um Plano de Comunicação Eficiente
Muitos Gestores e Gerentes acreditam que uma comunicação eficiente está
relacionada ao fato de enviarmos TODAS as informações de um projeto ou trabalho
executado para TODOS os participantes envolvidos.(StakeHolders).Já sabemos que
issonão é uma boa prática!
Quandorealizamos este tipo de comunição excessivae sem critérios de
distribuição,acabamos trazendo alguns efeitos colaterais negativos para o
projeto, como a banalização dar informações por parte da equipe, uma vez que o
volume torna quase impossível a análise completa dos dados, e também não
podemos desconsiderar o TEMPO, e como consequência direta, o CUSTO, para a
equipe inteira gerir toda essa informação.
Abaixoseguem algumas dicas de como Planejar melhor a Comunicação nos seus
projetos
1 - Identifique todos os participantes (StakeHolders) e os classifique em
grupos de comunicação.
Por exemplo: Um grupo de participantes que estará envolvido com o Gerenciamento
de Aquisições (compras) deverá receber os relatórios dos fornecedores, o grupo
financeiro da empresa irá receber os relatórios com os índices de performance.
2 - Identifique o melhor CANAL de Comunicação para atingir o seu público.
Devemos planejar o melhor canal de comunicação para atingirmos as pessoas do
projeto, de acordo com o interesse de cada parte interessada. Entre os
principais canais de comunicações, podemos citar, Emails, Memorandos, Reuniões
presenciais, Video Conferências, etc. É responsabilidade e dever do Gerente de
Projetos de identificar a melhor forma de se comunicar com cada participante do
projeto.
3- Determine a Frequência do envio das informações
Cada grupo de participantes, assim como os tipos de relatórios e documentos
deverão ser apresentados com uma frequência regular durante todo o projeto.
Cabe ao gerente de projetos, determinar estaperiodicidade de acordo com os
interesses e envolvimento das partes interessadas.
4 - Crie o Plano de Comunicações do seu Projeto
Crie um documento com seu planejamento para que ele seja usado como guia da
comunicação durante todo o seu projeto. Durante o projeto, o GP fica
encarregado de validar se o plano está sendo efetivo e se ajustes são
necessários.
Tópicos sugeridos no documento:
1 - Participantes do projeto e seus respectivos Grupos de Comunicação
2 - Quais informações e relatórioscada Grupo irá receber
3 - A Frequência das comunicações (diárias, semanal, mensal)
4 - O canal por onde as informações serão enviadas. (Email, reuniões, conf
calls)
Com um bom plano de comunicações estabelecido, o gerente de projetos conseguirá
envolver mais os participantes, aumentando portanto a Probabilidade de Sucesso
do trabalho como um todo.
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