Cara Sukses Berkomunikasi (1) Respek Terhadap Bawahan Adalah Semacam Kemuliaan
Oleh: Zeng Xiaoge (Erabaru.or.id) - Penghinaan membuat orang lebih marah dibandingkan dengan kebencian, penghargaan lebih disenangi orang dibandingkan dengan welas asih. Biasanya orang berharap dihargai daripada disenangi orang lain. （Giacomo Leopardi, penyair dan filsuf dari Italia） Jenderal generasi ke tiga: Toku Gawa Ke Mitsu (1604 - 1651) dari Toku Gawa Baku Fu - Jepang adalah putra ke dua dari jenderal generasi ke dua Toku Gawa Hideo. Sewaktu ia memerintah, terdapat seorang pejabat tinggi bernama: Do I Toshi Kachi. Oleh karena Toku Gawa tidak menghisap rokok, maka di dalam kota dilarang menghisap rokok. Akan tetapi larangan menghisap rokok tersebut tak mampu dilaksanakan tuntas, selalu saja ada sejumlah tentara menghisap dengan diam-diam. Pada suatu malam, beberapa orang sewaktu menghisap rokok di kedai arak dipergoki oleh Do I Toshi Kachi. Orang-orang itu pucat pasi, tak sempat lagi membuang rokok, hanya berdiri bengong. Do I Toshi Kachi memerintahkan mereka menutup semua jendela, kemudian berkata: "Merepotkan kalian, siapakah yang sudi meminjami saya rokok untuk coba menghisap?" Pada mulanya mereka tidak jelas apakah maksudnya, tidak ada yang berani sembarangan bergerak. Do I Toshi Kachi mendesak sebanyak 3 kali, baru ada yang mengeluarkan rokok dan diberikan kepadanya. Sesudah Do I Toshi Kachi menghisap sebanyak 3, 4 sedotan dengan nikmatnya, berkata: "Tak dinyana rokok begini hebat, tak heran kalau kalian tak berhasil berhenti." Seusai berkata, Do I Toshi Kachi hendak meninggalkan tempat. Namun, satu kakinya baru saja melangkahi ambang pintu, tiba-tiba menoleh balik dan berkata: "Kejadian malam ini, saya tidak akan memberitahu Toku Gawa, tetapi mulai hari ini jangan begini lagi, Toku Gawa sangat membenci orang yang merokok." Sejak saat itu, perintah larangan merokok baru efektif, tiada orang lagi yang menghisapnya di belakang Toku Gawa. Keponakan dari Carnegie bernama Josephine, pada usia 19 tahun datang ke New York, menjadi sekretaris Carnegie. Kala itu dia baru lulus SMA belum memiliki pengalaman sama sekali, wajar telah melakukan sejumlah kekeliruan. Carnegie tanpa sungkan mengkritiknya. Maka dari itu, di dalam pekerjaan, Josephine merasa sangat tertekan. Suatu hari, sewaktu Josephine dalam sejumlah urusan pekerjaan, telah melakukan kesalahan lagi. Carnegie baru saja hendak menyemprotnya, segera berkata kepada dirinya sendiri: "Tunggu, usiamu lebih tua 2 kali lipat dibandingkan Josephine, pengalaman hidup juga lebih banyak 10.000 kali daripada dia, bagaimana mungkin mengharapkan dia mengerjakan sebaik kamu? Sewaktu umur 19 tahun, kamu mengerjakan apa? Bukankah juga sering melakukan kesalahan tolol semacam itu?" Setelah melalui introspeksi, ketika Josephine telah berbuat kekeliruan lagi, Carnegie tidak lagi seperti dahulu dengan langsung menegurnya. Ia selalu dengan tersenyum berkata kepada Josephine: "Tidak masalah, ini hanyalah kesalahan kecil saja, sesungguhnya, saya barangkali lebih banyak melakukan kesalahan daripada kamu! Tidak seorangpun otomatis langsung serba bisa, sukses hanya bisa diperoleh dari membenahi kesalahan yang terus menerus, apalagi kamu lebih pandai dibandingkan saya sewaktu muda. Saya sendiri juga pernah melakukan lebih banyak kebodohan, oleh karena itu, saya sama sekali tidak ingin mengkritikmu atau siapapun. Akan tetapi, coba kamu lihat, jika kamu lakukan seperti ini bukankah sedikit lebih cerdas?" Mendengar perkataan semacam itu, Josephine tidak lagi merasa tertekan, malahan telah dipenuhi inisiatif. Kemudian, dia betul-betul menjadi seorang sekretaris yang canggih. Atasan menasehati bawahan, adalah perwujudan penghargaan individu tertinggi, jangan menilai segalanya berdasarkan standard diri sendiri. Dalam berkomunikasi, seharusnya demikian! Matahari saja juga memiliki flek hitam, urusan manusia di dunia lebih-lebih tidak mungkin tanpa cela. Sebagai seorang atasan, kadangkala sekarang ataupun masa lalu juga bisa mempunyai kekurangan, baru bisa khusus memperhatikan kelemahan sejenis dari anak buah. Terlalu menegur kesalahan kecil anak buah anda, bagaikan menggunakan kapak tajam membacok seekor lalat yang hinggap di keningnya, bukankah terlalu berlebihan! Oleh sebab itu, sistem peraturan yang keras untuk sementara barangkali bisa membatasi karyawan keluar dari jalur, tapi sulit dalam mengambil hati karyawan. Berkehendak memperoleh ketulusan dan kegairahan karyawan dalam bekerja, para manager dalam berkomunikasi harus memiliki "Hati yang seprinsip". Para pengusaha Yahudi terkenal kelas dunia beranggapan, me-manage karyawan seharusnya tentu tegas, tetapi tidak boleh keras-kejam, harus mempertahankan kelenturan yang agak besar. Bagaimanapun setiap karyawan bukanlah orang suci, pada mungkin berbuat kesalahan; terlalu kencang menekannya, barangkali malah kontra-produktif. Suatu kali, di Amerika telah terbongkar sebuah komplotan besar penyelundupan berlian, diantaranya terdapat beberapa tertuduh karyawan berasal dari perusahaan orang Yahudi . Beberapa wartawan dalam melacak perkembangan kasus tersebut, meminta wawancara tentang motif pelanggaran beberapa karyawan tersebut. Pertanyaan salah seorang reporter wanita terkesan memojokkan: "Perusahaan anda biasanya terkenal dengan kedisiplinan yang baik, mengapa bisa muncul karyawan yang merusak citra perusahaan? Tidakkah anda merasa kecewa? Bukankah ini menandakan bahwasanya anda tidak me-manage dengan ketat?" Di luar dugaan, ternyata Boss menjawab dengan sangat tenang: "Melon tidak ada yang bulat sempurna, manusiapun tidak ada yang sempurna. Karyawan perusahaan kami bagaimanapun juga adalah manusia, maka tak terelakkan lagi bisa berbuat kekeliruan, apanya yang mesti diherankan? Mengenai management kurang tegas, saya pikir, bukan begitu halnya, sebaliknya, barangkali biasanya standard tuntutan saya kepada mereka terlalu tinggi. Karena kami orang Yahudi menuntut nilai 100 hanya kepada Tuhan dan mesin, tuntutan kepada manusia selamanya adalah nilai 64 (Orang Yahudi menganggap nilai 64 sebagai angka minimal kelulusan). Demi dapatnya menasehati bawahan dan sewaktu diperlukan mengkritik, meski bawahan menganggap anda benar dan diri sendiri salah, juga hatinya bisa tidak terima, bahkan marah dan mendendam. Oleh karena itu perbanyak menggunakan usulan, kurangi menggunakan perintah, baru bawahan bisa menerima dengan senang, menurut dan bekerja sama dengan baik. Namun, jikalau anda bisa seketika merubah suatu metode lain, memujinya terlebih dahulu, mumpung hatinya sedang berbunga barulah tunjukkan kekurangannya, percayalah ia pasti bisa menerima dengan rendah hati, malah bisa merasa berterima-kasih kepada anda. Makna yang sama, tapi dengan cara penyampaian yang berbeda, efeknya bisa tidak sama, tingkat penerimaan seseorang juga bisa tidak sama. Carnegie melalui perubahan cara berkomunikasi, barulah mencapai tujuan agar keponakan merubah kekurangannya. Bagaimana mencapai target, hati terpikir langsung urusan bisa beres? Setiap orang mempunyai cara berbeda. Akan tetapi, cara yang terbaik seharusnya menggunakan sikap yang tulus ikhlas, nasehat dan pengarahan yang tulus, baru dengan mudah dapat membuat orang mematahkan kesalahan dari pangkalnya. Respek terhadap bawahan, adalah semacam kemuliaan! Sesuai yang diketahui oleh penulis, seorang manager di pemerintahan kota, ketika ia menghendaki bawahan datang menghadapnya, selamanya tidak pernah berkata: "Silakan anda ke ruang saya sebentar!" melainkan ia bekata: "Saya menunggu Anda di kantor". Ia selamanya juga tidak berkata: "Kerjakan ini, kerjakan itu, jangan mengerjakan ini," melainkan selalu berkata: "Coba Anda pertimbangkan, melakukan begini bukankah lebih baik?" Sesudah mendikte pembuatan surat, sering ia berkata: "Pendapat Anda tentang surat ini bagaimana?" Dalam memeriksa draft surat seorang asisten, ia selalu berkata: "Barangkali kita merubah kalimat ini begini, bisa agak lebih baik." Ia selalu membiarkan bawahan mencoba membuatnya, agar dalam kesalahan yang mereka sendiri perbuat, mereka bisa berhasil belajar dari pengalaman. Setiap orang yang mempunyai harga diri, pasti menjaga muka. Oleh karena itu, dalam prosesnya memberitahu bawahan, banyak menggunakan usulan, kurangi perintah, bukan saja bisa menghindari melukai harga diri mereka, selain itu bisa membuat bawahan merasakan anda mudah dekat dengan orang, patut dihormati, dengan sendirinya akan senang menerima usulan dan bekerja sama dengan baik. Cara Sukses Berkomunikasi (2) Bagaimana Cara Terefektif Mengajukan Usul Kepada Boss? (Erabaru.or.id) - Sebelum mengatakan sesuatu, ada 3 hal yang perlu dipertimbangkan. Cara, lokasi dan waktu Karya: Penyair Persia Saadi Sebagai seorang bawahan, bagaimanakah caranya usul kepada boss? Pejabat pada zaman kuno ketika menghaturkan usulan kepada raja, telah meninggalkan cukup banyak contoh soal nyata dan cerita yang menarik. Kini, meskipun "Zaman kaisar telah berlalu, namun pikiran kuasa-raja masih saja terwariskan" (Ini adalah ungkapan seorang profesor), sebagian boss masih menganggap diri sendiri adalah pemberi modal, sudah seharusnya memiliki hak penentuan terbesar." Pada kenyataannya, pejabat zaman kuno suka menggunakan cara "menasehati dengan bernada sindir" untuk mengajukan pendapat, terkadang mengandung risiko penggal kepala; sedangkan karyawan zaman sekarang jikalau terlalu sengit membantah boss, juga sama saja menghadapi risiko dipecat! Oleh karenanya bagaimana sang boss dengan senang hati mau menerima usulan anda, adalah sebuah pelajaran besar dalam ilmu komunikasi. Di bawah ini adalah sebuah rahasia yang patut dipertimbangkan dan di dalam dunia usaha bisa membawa manfaat yang tidak kecil: Di kala mengusulkan sesuatu kepada boss, yang pertama-tama harus dipilah secara jelas ialah, ia biasanya apakah lebih suka mendengar omongan anda? Ataukah hanya menyukai anda yang mendengarkan dia berbicara? Karena sewaktu mengusulkan dan menasehati, meski kita merasa baik, tapi belum tentu disambut baik oleh boss.ÅIKadang kala, usulan anda betul-betul bagus, tetapi karena sikap anda yang kebablasan, boss bisa saja dengan sengaja menghadang kegairahan anda. Maka dari itu walaupun usulan itu baik, jikalau tidak diperhatikan cara penyampaiannya, kadang-kadang juga sangat sulit diterima dan diprioritaskan. Sha Like adalah ahli siasat bagi perusahaan, usulannya selalu efektif, sangat mudah diterima oleh boss; sedangkan rekan sekerjanya dari Inggris bernama Jack, sering kali mengalami "penolakan mentah-mentah", terkadang bahkan harus menelan pil pahit. Kemudian, Jack terpaksa dengan rendah hati minta belajar dari Sha Like. Sha Like dengan tertawa menjelaskan: "Sebetulnya, jurus rahasia apa yang saya miliki? Kuncinya terletak pada cara penyampaian anda, barangkali belum mempertimbangkan muka boss. Perusahaan Arab kita menerapkan kebijakan perorangan dan management kekuasaan terpusat, dengan demikian jikalau sewaktu-waktu pengambil kebijakan utama perusahaan melakukan keputusan keliru, staf lain akan sangat sulit merubahnya, karena ini bisa mencoreng muka si pengambil kebijakanÅBApabila karyawan bawahan hendak mengusulkan sesuatu kepada atasan, ataupun berharap merubah kebijakan, prasyaratnya ialah harus terlebih dahulu menjaga muka atasan. Andaikata saya, saya tidak berbicara apapun terlebih dulu, dengarkan saja sambil mencari akal, kemudian di dalam proses pelaksanaannya, cari peluang untuk mengajukan usulan lagi. Oleh karena perubahan faktor keadaan, kebijakan semula dibutuhkan beberapa perubahan dan penyesuaian, maka bila pada saat itu mengajukan usulan, boss biasanya bisa spontan menerimanya. Sedangkan yang anda lakukan bukanlah seperti itu! Anda sering kali disaat boss membuat kebijakan, langsung di depan umum mengusulkan sesuatu yang bernada sumbang, bukankah dengan jelas adalah tidak memberi muka kepadanya? Tentu saja, usulan anda bagaimanapun baiknya, ia juga akan menolaknya mentah-mentah." Contoh kasus pejabat cerdik zaman kuno, telah memberikan kepada kita banyak sekali kebijakan "Menyampaikan usulan" yang patut dipelajari, patut dipertimbangkan. Patih dinasti Tang, Wei Zheng, bisa mengabdi kepada kaisar Tang Taizong selama 17 tahun, mengajukan nasehat ratusan kali banyaknya, toh kebanyakan diterima oleh Taizong. Kepiawaiannya dalam mengajukan nasehat, tentu memiliki keuletan yang tak dapat diremehkan. Menurut pendapat penulis, usulannya kebanyakan mengandung kekuatan logika, membuat orang mau tak mau takluk. Sebagai contoh, tahun ke 6 - Zhen Guan, zaman dinasti Tang sedang dalam masa kejayaannya, para pejabat mengundang Taizong bertandang ke Taishan, gunung yang dikeramatkan di zaman Tiongkok kuno) mengadakan upacara akbar Feng Chan (syukuran kepada sang pencipta), untuk menunjukkan pemerintahan dengan intelektualitas lebih unggul daripada kekerasan. Hanya Wei Zheng seorang yang menentangnya, ia menganggap saat itu mengadakan Feng Chan adalah tidak pada tempatnya. Coba lihat bagaimana ia berbicara! "Jasa karya baginda meskipun tinggi, namun lautan budi tersebut belum menjangkau ke seluruh negeri; negara meski sudah aman tenteram, akan tetapi sandang-pangan belum melimpah; negara jiran meski sudah takluk, tapi belum bisa memenuhi kehendak mereka; pertanda kemujuran meski sering muncul, tapi jejaring hukum masih terlalu rumit; panen meskipun lumayan, tapi gudang masih dinilai kosong. Oleh karena itu saya kira saat ini mengadakan Feng Chan tidak pas." Wei Zheng sekaligus mengajukan 5 buah realita khusus, menggunakan cara merangkum dan menalarkan argumen, memperoleh suatu kesimpulan: "Tidak boleh mengadakan Feng Chan", yang memiliki daya penakluk tertentu, membuat Taizong yang semestinya berencana menerima undangan para pejabat tinggi mengadakan Feng Chan bertandang ke Tai Shan menjadi terdiam membisu. Wei Zheng melihat usulannya mulai berkhasiat, langsung menambahkan: "Seorang pasien yang baru saja sembuh, disuruh langsung menggotong satu pikul beras menempuh perjalanan jauh sekali dalam satu hari, dilakukan seperti ini pasti gagal. Maka, negara kita yang baru saja sembuh dari luka-luka perang dan kekacauan, energi utama tubuh belum pulih benar, lantas buru-buru melapor hasil karya kepada sang pencipta, tentu saja terasa kurang sesuai." Wei Zheng menggunakan perbandingan dan penalaran argumen, telah membuat hati Taizong tergerak. Maka ia maju lagi selangkah dan berkata: "Lagi pula, ke timur melakukan Feng Chan di Tai Shan, dengan puluhan ribu kereta dan kuda, menghabiskan banyak sumber tenaga dan materi, jikalau di perjalanan bertemu lagi dengan bencana kelaparan, perubahan iklim secara mendadak, atau orang yang tidak memahami persoalan berbuat onar, maka menyesal kemudian sudah tidak ada gunanya!" Tiga usulan Wei Zheng, setahap demi setahap maju, akirnya memperoleh kesimpulan yang tidak dapat diragukan lagi. Tang Taizong sesudah mempertimbangkan masak-masak, dengan serta merta telah menerima usulannya, menghentikan mengadakan Feng Chan. Kisah usulan Wei Zheng sangat banyak, contoh kasus tidak banyak diceritakan di sini. Yang hendak penulis sampaikan ialah, kalimat perkataan Wei Zheng, semuanya sudah diatur terlebih dahulu, persiapan sudah masak baru disampaikan. Hanya apabila sebelumnya mengerjakan PR dengan baik, pada saat berbicara baru bisa tegas kuat dan setiap suku kata seolah menggetarkan. [Mini Tips Berkomunikasi] Bawahan berbicara kepada atasan, sangat membutuhkan ketrampilan tertentu. Maka sehari-harinya harus membina hubungan baik, ketika mengajukan usulan, sikap bawahan musti peka terhadap perkataan dan mimik (atasan), bersamaan itu isi usulan harus padat, nyata, usulan yang bersifat melawan arus, terutama membutuhkan alasan yang tak terbantahkan. Bawahan berbicara kepada atasan, kebanyakan berposisi di bawah angin, oleh karena itu dibutuhkan ketrampilan khusus. Mike Danner yang pernah menjabat sebagai PM pemerintahan partai buruh Inggris periode ke 2 mengatakan: "Yang disebut dialog, maksudnya ialah boleh tidak setuju dengan pendapat lawan berbicara, tetapi masih bisa melanjutkan pembicaraan." Dua buah cerita tersebut di atas, salah satunya dibicarakan tentang sikap sewaktu mengajukan usulan (Menjaga muka si boss, sesungguhnya juga ialah semacam penghormatan); ke dua yang perlu ditekankan ialah isinya yang berbobot, di dalam kata-kata terdapat realita; seandainya ada usulan yang menentang arus, terutama dibutuhkan alasan penakluk yang kokoh kuat dan tak dapat disepelekan. Sebetulnya hubungan boss dengan bawahan, juga tidak mesti terlalu tegang sehingga terkesan kaku. Ada seorang sekretaris wanita boss sebuah perusahaan besar, Acap kali, ada orang yang mencari bossnya untuk merundingkan sesuatu, tetapi si boss entah telah pergi kemana. Sekretaris wanita itu sering tak enak hati karena tak mengetahui kepergian si boss, kemudian setelah diberi tips oleh seorang pakar, ia menempelkan secarik kertas kecil pada bagian menyolok di tempat pemberangkatan boss, barulah problemanya terpecahkan. Kertas kecil itu berbunyi sbb: "Boss yang terhormat, Tuhan mengetahui Anda kemana, Andapun mengetahui hendak pergi kemana, akan tetapi, sekretaris Anda?" (Bersambung) Dikutip dari: "Cara Sukses Berkomunikasi", diterbitkan oleh Shang Zhou (http://www.dajiyuan.com)
