Quelques �chos des pratiques helv�tiques :
1/ Aux HUG, � Gen�ve, le fonctionnement est analogue avec celui d�crit par la plupart des �tablissements � savoir :
- avril ann�e N : collecte des demandes puis examen dans une commission pr�sid�e par le Directeur des Finances et compos�e du chef des IBM, du directeur des achats, du directeur logistique, d'un controleur de gestion, de 5 ou 6 m�decins nomm�s par la Direction. Cet examen se fait apr�s audition de chaque d�partement (responsable m�dical + administrateur du d�partement). NB : en Suisse , un d�partement d�signe un groupe de services : ex : chirurgie, m�decine, p�diatrie...Elaboration du plan d'�quipement vers juin N puis validation par les instances vers automne N pour ann�e N+1.
A noter que ne sont recens�es et vues par la Commission que les demandes sup�rieures � 50000 CHF (env 33 keuros), les �quipements d'un montant inf�rieur sont achet�s directement par chaque service sur leur budget exploitation.
Voici une analyse de ce processus, qui n'engage que moi.
Avantages :
- proc�dure harmonis�e, participative (plus il y a de t�tes, plus il y a d'id�es) donc (?) d�mocratique
- processus de d�cision clairement identifi�
Inconv�nients :
- d�lais : dans le meilleur des cas, il s'�coule env. 18 mois entre l'_expression_ de la demande et sa r�alisation, si elle a �t� accept�e d�s la premi�re fois : ce n'est pas rien dans un monde aussi �volutif que les technologies m�dicales (surtout en milieu universitaire) qui n�cessite adaptatbilit�
- charge de travail in�galementr r�partie : gros travail de chiffrage et d'analyse des demandes au moment de leur collecte donc du m�me coup, la commission n'a pas toujours tous les �l�ments de d�cision
- seuil de 50000 CHF (consid�r� strictement par objet unitaire) donc difficult� pour harmoniser les pratiques d'un service � l'autre, standardiser les �quipements courants de soins ou contraindre les services � des renouvellements techniquement n�cessaires
- inertie reltaive pour g�rer les demandes nouvelles en cours d'ann�e
- certains participants n�gligent de concerter leur confr�re, voire tente surtout de d�fendre leur morceau
- faut-il vraiment immobiliser de longues heures une assembl�e de hauts salaires pour traiter des demandes dont une bonne partie (renouvellement) ne concerne que le maintien de l'outil de travail quotidien (au plus sont-elles d�cal�es l�g�rement dans le temps) ou concerne des passages oblig�s (ex : �quipements acquis dans le cadre de travaux) et ne rel�ve pas de la strat�gie m�dicale de l'�tablissement ?
2/ Au CHUV � Lausanne, le principe est diff�rent :
Le budget d'investissement est r�parti par la direction entre chaque d�partement et la r�partition est valid�e par les instances m�dicales.
Cette r�partition se base sur les propositions faites par les IBM, bas�e sur une collecte des demandes r�alis�es tout au long de l'ann�e mais actualis�e formellement l'�t� de l'ann�e N. On obtient ainsi une orientation de plan d'�quipement par d�partement, mais chaque d�partement a la responsabilit� de le g�rer et donc peut faire des modifications en cours d'ann�e.
Ceci vaut pour tous les achats sup�rieurs � 3000 CHF unitaire (soit 2000 euros).
Ceci fonctionne � satisfaction et l'id�e de la cr�ation d'une commission d'�quipement avait �t� repouss�e. Par contre, une r�flexion est engag�e sur l'utilit� de constituer uen commission uniquement pour statuer des demandes innovantes parmi l'ensemble des demandes, soit grosso-modo une commission de Technology Assessment (crit�res d'inclusion � discuter).
Mon analyse, � nouveau personnelle :
Avantages :
- r�partir la collecte des demandes tout au long de l'ann�e permet de mieux les pr�parer, donc de d�cider avec plus d'�l�ments en main, et de gagner du temps pour la pr�paration du dossier d'achat (donc d�lai l�g�rement raccourci entre l'_expression_ de la demande et sa r�alisation)
- la d�centralisation des d�cision aux d�partement donnent plus de souplesse et de responsabilisation
- proc�dure l�g�re
- les IBM ont un r�le important et reconnu
Inconv�nients :
- les IBM ont un r�le important : il faut donc faire un r�el effort de connaissance des services, et, �ventuellement, accepter de courir le risque d'�tre contest� directement
- la d�centralisation complique (sans la rendre impossible) la gestion de dossiers transversaux (ex : campagne de standardisation de DM comme les d�fib, les ECG...)
- la direction s'autorise plus facilement � imposer des changements (ex : corbeille de mari�e pour les nouveaux patrons...) qui obligent les d�partements � improviser dans leurs plans
- la gestion administrative des cr�dits d'investissement est h�t�rog�ne parmi les d�partements
Dans les 2 cas et je crois, dans tous les exemples fran�ais cit�s par les coll�gues, il est int�ressant de constater que :
- chaque �tablissement semble satisfait de sa pratique et peu enclin � passer � la pratique du voisin. Mais, au fait, ces pratiques sont-elles pas �valu�es en terme d'efficience et de satisfaction des services ?
- g�rer les demandes d'�quipements consiste � �tablir des priorit�s et donc des � g�n�rer des frustr�s : dans ces cas l�, nos syst�mes ont tendance � se r�fugier derri�re un collectif : en d'autres termes, plus les budgets sont limit�s, plus il faut dire non, et plus la commission semble utile
- dans tous les cas, les IBM ont un r�le important, allant de secr�taire de la commission (et on connait l'importance des secr�tariats) � conseiller de la direction, mais dans tous les cas ce r�le strat�gique (voisin d'une certaine forme de pouvoir) est dilu� dans les diff�rents process de nos institutions : cela �vite s�rement des abus de pouvoirs individuels mais nuit probablement � une meilleure reconnaissance et r�mun�ration des IBM dans les h�pitaux.
At 16:05 20.08.2003 +0200, you wrote:
Bonjour,
Avez-vous dans vos �tablissements respectifs une commission m�dicale d'�quipements, ou un �quivalent, qui d�cide des investissements biom�dicaux?
Si oui, pouvez-vous m'apporter quelques renseignements?
-Quelle est la composition de cette commission et par qui est-elle fix�e?
-Quel est le poids de cette commission?
-Cette commission est-elle satisfaisante et efficace?
-Quelle est la p�riodicit� des r�unions?
-Quel est la nature des �quipements tra�t�s (petits mat�riels, �quipements lourds....)?
-Comment se fait le recensement des besoins biom�dicaux?.....
Merci de votre participation.
Cordialement
_________________
Patrice CLAVAISON
Ing�nieur Biom�dical
C.H. Romans/St Vallier
Tel: 04-75-05-77-26
Fax: 04-75-05-76-98
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Avec mes meilleures salutations
Bertrand LEPAGE
Ing�nieur Biom�dical
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P2/02/200 - CHUV - Bugnon 46 - CH 1011 LAUSANNE
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