Gagal mengikuti tender seringkali dialami oleh perusahaan pengadaan hanya karena tidak lolos prakualifikasi. Prakualifikasi diberlakukan dalam pengadaan barang/jasa yang menggunakan metoda dua sampul. Meskipun begitu, dalam metoda satu sampul pun, prasyarat administratif tetap menentukan nasib tender yang diikuti; lolos atau gagal.
Berikut ini adalah tips agar kita tidak lagi mengalami kegagalan mengikuti tender hanya karena kesalahan administratif. Keberhasilan penyiapan dokumen prakualifikasi dapat diukur secara mudah, yaitu lolos prakualifikasi. Dokumen prakualifikasi yang baik harus memenuhi empat syarat di bawah ini: 1. Benar Benar artinya tidak ada kesalahan sedikit pun dalam seluruh dokumen yang dipersayaratkan/diminta pemberi pekerjaan. Benar juga berarti mengikuti petunjuk pemberi pekerjaan secara total. Tips: Siapkan dokumen dengan kecermatan yang ekstra. Pastikan penulisan setiap huruf, angka, tanda baca, format & posisi telah benar. Taati petunjuk yang diberikan pemberi pekerjaan secara total. Untuk memperkecil tingkat kesalahan, dalam pembuatan surat-surat, gunakanlah fasilitas mail merge dalam program Microsoft Word yang terhubung ke database dalam Microsoft Excell atau Microsoft Access. Mail merge dapat membantu kita untuk membuat link data yang sering berubah dalam suatu pola dokumen. 2. Lengkap Lengkap artinya seluruh dokumen yang diminta tersedia. Jika terdapat satu saja dokumen yang tidak disertakan, dijamin kita akan gagal prakualifikasi. Tips: Buatlah check list dokumen yang diperlukan sesuai petunjuk pemberi pekerjaan Segera lengkapi dokumen yang belum tersedia. Pastikan dokumen yang diserahkan lengkap, tidak lebih dan tidak kurang. 3. Valid/Absah Valid/Absah artinya dokumen yang diserahkan merupakan dokumen yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum. Di samping itu, dokumen tersebut masih berlaku. Tips: Periksa secara cermat keabsahan dokumen Periksa secara cermat masa berlaku dokumen 4. Tepat waktu Tepat waktu artinya penyerahan dokumen tidak keluar dari waktu yang ditetapkan oleh pemberi pekerjaan. Dalam hal ini, keterlambatan satu menit saja dapat menyebabkan kegagalan kesertaan kita dalam tender tertentu. Tips: Buatlah prediksi kebutuhan dokumen, khususnya yang bersifat persediaan Selalu menyediakan dokumen yang siap pakai (hard copy atau soft copy) dan mudah dicari sewaktu-waktu. Buatlah penjadwalan di depan meja kerja, buku agenda, monitor komputer, atau di hp anda untuk menghindari lupa atau terabaikan. Beritahukan jadwal Anda kepada rekan atau pimpinan di kantor sehingga mereka dapat membantu mengingatkan. Jangan remehkan daya dukung perangkat keras: komputer, printer, scanner, dll yang seringkali dapat menyebabkan keterlambatan jika kondisinya tidak prima. Buatlah prediksi waktu perjalanan ke tempat pemberi pekerjaan, cadangkan waktu lebih awal dari batas waktu akhir. Kuasai lokasi kantor pemberi pekerjaan. Pelajari juga kondisi dan sarana transportasi ke sana. Gunakan Software Saat ini, software khusus untuk penyiapan dokumen tender sudah dapat Anda gunakan. Software tersebut menggaransi penyiapan dokumen prakualifikasi tuntas maksimum satu jam. Keunggulan lainnya, software tersebut menyediakan template/pola surat yang biasa digunakan dalam dokumen tender yang mengacu kepada Keppres no. 80 th 2003 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. Dengan menggunakan software tersebut, kehilangan peluang milyaran rupiah, lembur, maupun stress tak akan terulang lagi. (Firman Juliansyah, sumber: www.sisdok.com)
