Hai Kiki, metode menggunakan email ber attachment adalah salah satu opsi. Pokok utamanya adalah Excel ber-VBA di PIC Pusat bisa mengakses setiap file dari para PIC Project.
Dengan bisa mengaksesnya, maka VBA bisa membuka dan menyalin beserta menyusun data dari para pic project menjadi data yang berkaidah tabel database. Bahkan bisa memasukkan langsung ke database sesuai struktur setiap tabel dalam database. Proses ini bisa dibuat otomatis per sekian waktu menggunakan timer. Bisa juga menunggu proses klik dari PIC Pusat seperti klik sebuah tombol. Jadi, Excel ber-VBA hanya ada di PIC Pusat. File itu yang bekerja penuh untuk melakukan pembaruan data mulai dari mengambil dari sumbernya sampai pmengirim kembali sesuai alur proses bisnisnya. imho, dalam kasus ini link workbook terutama dalam bentuk formula link ke workbook lain bukanlah opsi yang cocok. So, apapun media yang Anda gunakan beserta metodenya, prinsip utamanya, file Excel ber-VBA di PIC Pusat harus bisa mengakses file tersebut. Jika dengan opsi : 1. email (seperti catatan email tempo lalu), maka perlu proses baca email dan menyimpan file ke suatu folder agar akhirnya bisa dibuka dan dibaca terlepas dari kegiatan yang sedang dilakukan oleh para pic project pemilik file 2. upload ke suatu site melalui ftp ataupun lainnya, bahkan cloud storage yang bisa di-sync oleh si Excel juga akhirnya harus bisa membuat si Excel ber-VBA di PIC pusat bisa membuka dan membacanya. Wassalam, Kid. 2014-05-12 20:12 GMT+07:00 kiki tanjung kiek...@yahoo.com [belajar-excel] < belajar-excel@yahoogroups.com>: > > > Dear Mr Kid > > Sangat menarik sekali pemaparannya. > > Yang menjadi rencana saya seperti begini : > > Misal pic yang terlibat dalam input data tersebut ada 20 pic. Masing2 > mempunyai satu workbook. Ketika 20 pic tersebut meng update workbook > mereka, maka workbook pic pusat yang berisi link workbook 20 pic itu, > tinggal me refresh saja. Dan seketika workbook pic pusat langsung update. > > Misal : > > 1. pic 1 : tabel PO > 2. pic 2 : tabel permintaan dana kerja > 3. pic 3 : tabel asset proyek > 4. dst > > Tabel yang ada di pic pusat : > > Tabel PO, Table permintaan dana kerja, tabel asset proyek. (semua table > yang dikerjakan oleh pic2) > > Jadi, apa pun yg di kerjakan oleh pic2 tersebut, akan selalu ter update di > woorkbook pic pusat, dan tidak via email > > (kacau bgt yah cara sy memaparkan..hehehe.mudah2an rekan2 pada nangkep > mksdnya) > > > > > > > Masalahnya, manpower2 tersebut tersebar di beberapa daerah sehingga > dibutuhkan database online yang bisa diakses melalui smartphone dan Tablet. > Saya pernah mencoba untuk memanfaatkan Free Storage seperti Box dan > Dropbox. Sayangnya, sampai saat ini tidak ada smartphone atau Tablet yang > support file Excel yang mengandung VBA. > Saya yakin banyak rekan-rekan yang juga mempunyai permasalahan yang kurang > lebih sama. > > > imho, > 1. sisi client : pic masing-masing project > Ada sebuah file input tanpa VBA yang berisi ruang input yang berkaitan > dengan kegiatan yang sering dilakukan oleh seluruh project. Bisa juga > spesifik per project. Misal file ini diberi nama pic.xlsx (bagusnya kalau > hanya 1 file) > Setiap file tersebut harus dipegang oleh pic project masing-masing. Setiap > project mungkin memiliki 2 atau 3 pic yang sudah pasti punya akun email. > > 2. sisi server : kantor pusat yang hanya memiliki 1 pic penerima data dari > client > Ada sebuah akun email yang bisa dikirimi oleh pic masing-masing project. > Email dari pic yang berkaitan dengan file attachment bernama pic.xlsx > Pada komputer pic pusat, ada email application seperti outlook atau > thunderbird dengan akun aktif milik PIC pusat. > Seluruh email masuk akun PIC pusat yang berasal dari akun-akun pic project > yang terdaftar yang disertai attachment file pic.xlsx diambil dari email > (tentu menggunakan Excel VBA disisi PIC Pusat) untuk disimpan disebuah > folder dan diambil datanya. > > Data dari attachment yang terambil tadi disimpan disebuah database (misal > data juga disimpan di Excel atau malah ada Access atau database engine > lain). > > Kemudian data dalam database itu diproses dan ditampilkan ke pihak-pihak > terkait pembuat kebijikan. Persetujuan atau penolakan dari pihak terkait > dikirim kembali ke database. > > Kemudian PIC pusat akan mengambil data hasil kebijakan itu dan menyusunnya > menjadi berbagai output, seperti surat penolakan atau surat persetujuan, > surat perintah atau surat pemesanan dan sebagainya kebagian yang terkait > ataupun ke pic project. > > Setelah lembar-lembar output terbentuk, maka dibuatlah file attachment > berisi lembar-lembar output tersebut dan dikirim ke ekun email pihak-pihak > terkait, termasuk ke pic project. > > --- > Proses baca dari aplikasi email bisa diatur untuk auto refresh per 5 > detik atau per menit sesuai kesepakatan bersama antara pic pusat dengan > para pic project. > > Usahakan tidak ada proses penghapusan data, jadi pastikan bahwa setiap > tindakan (ambil attachment, kirim ke database, pihak pengambil kebijakan > menyetujui atau menolak, pembuatan lembar-lembar output, dan pengiriman > email kembali ke pica project terkait atau ke pihak terkait untuk proses > eksekusi) terekam disertai waktu dilakukan setiap proses. > > Dengan demikian, sejarah seluruh kegiatan dari setiap project bisa > terpantau. > Bahkan bisa dikembangkan menjadi sarana pelaporan perkembangan project > jika ada file template pelaporan perkembangan project. > > Kira-kira gambaran umumnya demikian. > > Kurang dan lebihnya, silakan didiskusikan bersama oleh seluruh BeExceller. > Tentu semakin banyak ide dari berbagai pihak, maka alur proses bisa > menjadi lebih baik (efisien, aman, cepat dan akurat) [robust ajalah > nyebutnya] > > > Monggo dilanjutkan... > > > Wassalam, > Kid. > > > > > > > > > > >
