Dear Mr Kid dan Mas Toby
Penjelasan Mr Kid yang sangat detil sudah saya mengerti. Super sekali
pencerahannya
Mohon izin untuk memberikan contoh kasus yang sama dengan ilustrasi yang
pertama kali saya jabarkan
Di attachment, saya lampirkan dua contoh workbook bernama "Query_All.xlsx" dan
"Project_Area.xlsx"
Isi dari workbook "Project_Area.xlsx" : ------------> workbook data source
1. sheet : Project_Year
2. sheet : Project_Region
3. sheet : Project_Province
4. sheet : Project_City
Isi dari workbook "Query_All' :
1. Worksheet Pivot : 'Area'
2. Query :
Sesuai dengan pencerahan dari Mr Kid, maka akan terjadi situasi :
- Jika "Query_All' ini dibuka di komputer Mr Kid, maka list Query nya tidak
akan bisa refresh, karena sumber data nya ada di komputer saya dengan path :
c:\users\lenovo\dropbox\project_area.xlsx
- Jika sumber data nya ada di komputer Mr Kid, list Query tetap tidak akan
bisa refresh, karena file "Query_All' path nya adalah (misal) :
c:\users\mrkid\dropbox\project_area.xlsx
Kesimpulannya :
1. File data source yg di share di Dropbox : 'Project_Area.xlsx
Tetap akan update di komputer Mr Kid ketika saya melakukan proses edit,
delete,insert dll, karena kemampuan Dropbox untuk melakukan sinkronisasi data.
2. File query di komputer Mr Kid : 'Query_All
Tidak akan bisa melakukan refresh karena perbedaan nama path file.
Pemikiran Awam saya
1. Mungkinkah jika path saya dan path Mr Kid disamakan, maka proses Refresh
akan terjadi ?
Misalnya, nama komputer Mr Kid diganti menjadi "lenovo"
Maka, path file yang ada di folder Dropbox Mr Kid menjadi sama dengan saya,
yaitu : c:\users\lenovo\dropbox\project_area.xlsx
2. Jika komputer Mr Kid dan Mas Toby hanya bisa update file data source
(Project_Area) maka untuk file 'Query_All" harus saya setting lagi di masing2
komputer Mr Kid dan Mas Toby (hanya contoh ya...kalau setting gitu doang, Mr
Kid dan Mas Toby sambil merem jg bisa...hehehe)
3. Mungkinkah file data source dan query itu ditempatkan di external server,
sehingga proses query nya langsung ke ip address server ybs.
4. Jika pemikiran awam saya itu ternyata memang ngaco dan tidak bisa diterima
secara keilmuan koneksi data, maka solusi apakah yang bisa dilakukan agar
tujuan awal dapat dilakukan, yaitu :
koordinasi beberapa file users untuk konsumsi manajemen :
File dinamis User 1,2,3, dst -----------> query data oleh User X
-------------------> report untuk manajemen
Terima kasih atas pencerahan dari teman teman
--- Mods ---
File lampiran dengan ukuran lebih dari 250KB dilepas dari email. Pengirim
dipersilakan untuk mengirim ulang file lampiran yang totalnya maksimal 250KB
(sesuai peraturan milis, yaitu berupa contoh data dan bukan data kerja yang
bisa jadi rahasia) dengan cara me-reply email ini.
----------------
On Friday, February 13, 2015 8:52 PM, "'Mr. Kid' mr.nm...@gmail.com
[belajar-excel]" wrote:
Hai Kiki,
Jadi simpelnya, file report berisi data dari hasil power query yang mengambil
dari 3 buah file lain yang 3 buah file lain itu tidak bersama file report.
Pivot table dalam file report merujuk ke sheet data hasil power query. File
rerport di-copy ke user lain.
Begini...
1. pivot table di file report yang merujuk ke sheet yang ada di file report
juga bisa di-refresh dengan cara klik kanan pivot table dan pilih refresh.
JANGAN melakukan refresh all dari ribbon Data.
2. data hasil power query yang ada di file report tidak dapat di-refresh karena
tidak meungkin membangun koneksi ke file-file sumber yang digunakan oleh power
query. Coba lihat di
>> ribbon power query -> group manage queries atau semacamnya
-> klik workbook atau workbooks gitu -> akan muncul sebuah pane berisi daftar
queri
-> klik kanan sebuah query yang ada di pane tersebut -> pilih show a peek atau
semacamnya -> muncul dialog window
-> perhatikan bunyi bagian Data Source -> hafalkan atau salin alamat file yang
disebut di bagian ini
-> cari file tersebut di komputer yang tidak bisa me-refresh sheet data melalui
refresh all (yang katanya muncul pesan data source tidak dapat ditemukan)
[ingat, pada drive, folder, subfolder, nama file dan ekstensi yang sama persis
dengan yang disebut]
jika Anda tidak dapat menemukan file yang disebut bagian data source, maka
komputer itu tidak dapat melakukan refresh hasil power query
fyi,
cloud storage seperti dropbox, copy, google drive, dsb membantu dalam proses
unduh dan upload file, yang disebut proses sinkronisasi. Tetapi, perilaku
proses sinkronisasi ini sangat berbeda dengan data koneksi antar komputer
melalui suatu jaringan internet.
dengan kata lain, file report di komputer A tidak akan bisa me-refresh data
hasil data connection jika sumber-sumber file yang dikoneksi yang dijelaskan
bagian data source tadi tidak ditemukan.
imho,
pada kasus ini, jika Dina (yang memiliki salinan 3 file sumber dikomputer
Dina) sudah me-refresh power query lalu save workbook, kemudian melakukan
sinkronisasi ke cloud storage, maka pihak lain yang mendapat akses shared file
tidak perlu me-refresh power query karena datanya sudah data terbaru.
pivot table yang merujuk ke sheet data (yang tidak perlu refresh tersebut),
bisa di-refresh dengan cara klik kanan pivot table dan pilih refresh.
Bisa juga pivot table tersebut di-set agar selalu melakukan refresh saat
pertama kali dibuka melalui :
pivot table options -> tab data -> centang refresh when opening atau
semacamnya -> ok
dengan syarat bahwa sumber data untuk pivot table pasti dapat diakses oleh si
pivot table. Kasus ini sumber pivot table ada di sheet sebelahnya, jadi
memungkinkan untuk di-refresh.
Wassalam,
Kid.
2015-02-13 21:58 GMT+11:00 kiki tanjung kiek...@yahoo.com
mailto:kiek...@yahoo.com [belajar-excel] <belajar-excel@yahoogroups.com
mailto:belajar-excel@yahoogroups.com>:
Dear Teman Teman
Mohon pencerahan dan tanggapan atas case yang sedang saya hadapi sekarang ini.
Latar Belakang
Agar Manajemen yang diwakili oleh manusia bernama 'Deni', berlokasi di Bogor,
dapat memperoleh data Excel yang selalu update dari 'Dina' yang berlokasi di
Jakarta, dan memperoleh Summary dari data tersebut dengan sekali klik, maka
Dina meletakkan data Excel nya yang bernama 'Report.xlsx' di cloud service
"Dropbox'.
Berikut fakta dan permasalahan yang dihadapi :
I. Goal / Tujuan
I.1. Satu Workbook Report / Summary Report
I.2. Data yang selalu update di Workbook Report
II. Penginput Data
II.1. Andi : Buku Kas.xlsx
II.2. Dian : Buku Bank.xlsx
II.3. Dani : Buku Assets.xlsx
III. Pengelola Data
Dina (Jakarta) : Report.xlsx --------------> Path :
c:\users\dina\dropbox\Report.xlsx
File Report.xlsx berisi 2 worksheet :
1. Data : merupakan gabungan dari Buku Kas.xlsx, Buku Bank.xlsx, Buku
Assets.xlsx dengan memanfaatkan fitur Get External Data Power Query Microsoft
Excel.
2. Summary : Pivot Table dari worksheet Data
IV. Pemakai Data
Deni (Bogor) : Report.xlsx ------------> Path :
c:\users\deni\dropbox\Report.xlsx
File Report.xlsx yang ada di komputer Deni adalah file sharing yang diletakkan
oleh Dina di Dropbox
V. Permasalahan
Ketika Deni membuka file Report.xlsx, Deni tidak bisa me-refresh worksheet
'Data' dan worksheet pivot 'Summary'
Excel beralasan bahwa data source tidak ditemukan / path tidak cocok.
Mohon bantuan dan pencerahan agar Deni dapat me-refresh file Report.xlsx yang
di sharing oleh Dina
Maaf ya Teman teman kalau case yang saya tanyakan ini membingungkan dalam
penyampaiannya
Terima kasih atas bantuannya.
