Amigos,
Gostaria de compartilhar com os senhores um frequente problema que encontramos
aqui na Nextel.
Temos aqui uma politica de tamanho de Mailbox, sendo 500Mb para Diretoria,
300Mb para gerentes e 100Mb para todo e qualquer ser humano ou deshumano que
tenha uma conta no dominio.
Acontece que existem injusticas neste modelo, pois existem usuarios que
precisam muito mais do que gerentes e etc..
Ha ainda casos de mailbox genericas que sao usadas como repositorio de
documento, guarando informacoes de anos. A solucao de criar PST nao funciona
legal pois existe necessidade de compartilhamento.
Bom, acredito que os senhores ja passaram pelo mesmo problema.
Qual a sugestao dos senhores e qual o padrao de tamanho oferecidos nas
empresas?
Tks.
Oi Mauricio,
Bem, em um caso destes é totalmente inviável se basear em padrões, pois estes
valores mudam de acordo com o foco do negócio, capacidade da infra-estrutura e
principalmente PESSOAS.
Uma coisa é fato, entre vários fatores que contribuem para este problema, o
principal (base) é a falta de conscientização dos próprios usuários para uma
correta utilização da mailbox.
Alguns usuários utilizam do mesmo espaço da inbox, para compartilhar do
armazenamento de e-mails pessoais, megas e mais megas de anexos em PPS, fotos
entre outras coisas que não agregam valor aos negócios da empresa, além de
consumir recursos dos próprios ativos da corporação, como espaço em disco nos
servidores e disponibilidade na transmissão de dados pela rede interna, ou
seja... isso gera CUSTOS.
O primeiro passo é determinar uma política para utilização do e-mail da
empresa! Conscientizar os usuários das consequências da má utilização do e-mail
corporativo tanto para empresa, quanto para o próprio usuário, pois uma
quantidade DISPENSÁVEL de e-mails nas caixas impacta em perda de controle sobre
as informações, falta de organização e consequemente perda de produtividade.
Definir o tamanho das maiboxes varia de acordo com a organização, baseados em
espaço em disco, capacidade da infra-estrutura entre outros parâmetros que a
corporação PODE oferecer aos seus membros.
É importante deixar os usuários cientes que o e-mail corporativo deve ser
utilizado apenas para fins profissionais, não deve ser utilizado para cadastro
em sites, cupons de supermercado entre outros meios de divulgação do endereço.
É aconselhável que isto seja informado através da própria política de segurança
e divulgado através de uma pequena norma especial, criada para este assunto.
Supondo que apenas 20% dos usuários entenderem a importancia deste controle,
você já ganha uma redução considerável no espaço em disco nos servidores,
redução no tempo para criação de backups e reduz os custos com mídias de
armazenamento utilizadas para este fim.
Após a disponilização desta política para TODOS os usuários, é legal instruir
também os usuários (logo após) a utilizar os e-mails da melhor forma possível,
como por exemplo, remover NA HORA do recebimento e-mails lidos e considerados
indispensáveis, como respostas de assuntos já resolvidos etc!
Desenvolver programas internos com os próprios usuários, escolhendo por
exemplo uma sexta-feira como o "Clean Day"!
"Hoje é dia de limpar a inbox! Remova da sua caixa os e-mails dispensáveis
recebidos durante esta semana que passou! blablabla" é uma forma interessante
de manter os usuários cumprindo com regras diariamente.
A definição do tamanho da Inbox deve ser feito de acordo com o perfil do
usuário, desde que seja formalmente analisado e justificado pelo superior deste
usuário! Se o diretor tem 500 megas e um funcionario do financeiro por exemplo,
recebe por dia cerca de 100 e-mails com anexos e este precisar de 1GB de
e-mail, que seja! Se o superior deste usuário confirma a necessidade, aumente-a.
Caso um usuário venha pedir aumento da INBOX, algumas premissas devem ser
analisadas! Por que ele precisa de aumento? Precisa mesmo?
- Deve ser feita a comparação do tamanho da mailbox deste usuário com outros
usuários da mesma área ou que possuem a mesma responsabilidade! pq ele precisa
e os outros não?
- Este aumento deve ser autorizado pelo superior deste usuário, podendo assim
ter controle sobre quantas vezes o indíviduo pediu aumento do limite e quais
motivos foram alegados das últimas vezes! pense 2x antes de sair por aí pedindo
aumento, já que a partir de agora ele vai ter que justificar "Por que precisa"
e o principal, formalizado através do superior dele.
Com o passar do tempo, através da monitoração de capacidade utilizada, você
começa a compreender melhor o real limite necessário para cada usuário,
conseguindo até mesmo REDUZIR o limite, encontrando o tamanho ideal de acordo
com o perfil de cada usuário ou grupo de usuários!
Basicamente é virar pro ser vivo que possui um e-mail e dizer:
Meu filho! Você tem 100MB e ponto! Você é responsável pela utilização deste
espaço! Ele foi definido com carinho pra você! Siga as normas de utilização da
caixa de correio e você - comprovadamente - não terá problemas, caso precise de
aumento do limite, peça ao seu chefe e justifique isso formalizadamente.
Bem, falei demais, mas.. basicamente:
- Definição e divulgação de uma política
- Trabalho de conscientização
- Estudo da redução de tamanho das caixas após a divulgação da política.
- Monitoramento das caixas de e-mail e perfis dos usuários destas mailboxes.
oka! T+
Daniel Niero
Consultor de Segurança.
Modulo Security Solutions
mauriciolmachado <[EMAIL PROTECTED]> escreveu:
Amigos,
Gostaria de compartilhar com os senhores um frequente problema que encontramos
aqui na Nextel.
Temos aqui uma politica de tamanho de Mailbox, sendo 500Mb para Diretoria,
300Mb para gerentes e 100Mb para todo e qualquer ser humano ou deshumano que
tenha uma conta no dominio.
Acontece que existem injusticas neste modelo, pois existem usuarios que
precisam muito mais do que gerentes e etc..
Ha ainda casos de mailbox genericas que sao usadas como repositorio de
documento, guarando informacoes de anos. A solucao de criar PST nao funciona
legal pois existe necessidade de compartilhamento.
Bom, acredito que os senhores ja passaram pelo mesmo problema.
Qual a sugestao dos senhores e qual o padrao de tamanho oferecidos nas empresas?
Tks.
Mauricio L Machado
11 7834 0724
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Supervisor de Tecnologia da Informação - Nextel Telecomunicacoes Ltda.
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