Hallo,
Tips ini mengupdate tips yang lalu
https://www.mail-archive.com/mdaemon-l@dutaint.com/msg13220.html
https://www.mail-archive.com/mdaemon-l@dutaint.com/msg30962.html
https://www.mail-archive.com/mdaemon-l@dutaint.com/msg30963.html
https://www.mail-archive.com/mdaemon-l@dutaint.com/msg30964.html
RFC-2142 merekomendasikan beberapa mailbox name yg standar merefleksikan
role (peran) dan fungsi email account, a.l.
Section 3. BUSINESS-RELATED MAILBOX NAMES
MAILBOX AREA USAGE
----------- ---------------- ---------------------------
INFO Marketing Packaged information about the
organization, products, and/or
services, as appropriate
MARKETING Marketing Product marketing and
marketing communications
SALES Sales Product purchase information
SUPPORT Customer Service Problems with product or
service
Section 4. NETWORK OPERATIONS MAILBOX NAMES
MAILBOX AREA USAGE
----------- ---------------- ---------------------------
ABUSE Customer Relations Inappropriate public behaviour
NOC Network Operations Network infrastructure
SECURITY Network Security Security bulletins or queries
Ide ini bisa juga dimanfaatkan untuk domain korporasi, y.i. menerapkan
mailbox account sesuai nama jabatan di perusahaan.
Misalkan : c...@domain.tld, purchas...@domain.tld,
reservat...@domain.tld, corporate.secret...@domain.tld dll
Keuntungan menggunakan mailbox dg nama jabatan atau fungsi atau peran a.l. :
1. email address tidak perlu diganti pada saat jabatan diserahterimakan
kepada orang lain.
Cukup ganti address aliases saja.
http://mdaemon.dutaint.co.id/mdaemon/21.5.0/alias_aliases.html
dan isi mail archive tetap konsiten on behalf mailbox alias.
2. jika account tsb share untuk banyak orang maka akan mengurangi beban
mail traffic disamping kemudahaan melakukan memilah Mail Archiving.
3. Tetap bisa mengaktifkan Autoresponder (out of office reply).
4. Tetap bisa memanfaatkan Whitelist/Blaclist Contact.
Di MDaemon versi 21.5.0 sudah fitur "login using alias" yang built in,
dengannya setiap user bisa login dan authenticate dengan account alias.
http://mdaemon.dutaint.co.id/mdaemon/21.5.0/alias_options.html
[x] Allow Logon using aliases
Saat login ke Webmail dengan alias account maka otomatis From <address>
= <alias account>, tetapi saat membalas (reply) atau meneruskan
(forward) akan bisa memilih From : <address> nya apakah pakai
<address-alias> atau <real-account>
Di versi MDaemon mendatang, akan dimungkinkan Display Name yang berbeda
untuk account alias dengan real account.
Sharing account
---------------
Jika Share account dilakukan menggunakan Group dan Public Folder, maka
mutasi karyawan dari satu bagian ke bagian lain menjadi sangat cepat,
tinggal memindahkan akun ybs ke group yang berbeda.
Tidak perlu lagi pakai Account mail forwarding yang merepotkan pengisian
untuk melakukannya.
Jika ada salah satu member dari group tidak lagi aktif (disable karena
alasan teknis tertentu atau dihapus) maka akun itu otomatis
"dikeluarkan" dari group.
Nanti jika akun tersebut normal kembali, akan otomatis kembali menjadi
member dari group.
Pengaktifannya menjadi sbb:
1. Buat Group of account
http://mdaemon.dutaint.co.id/mdaemon/21.5.0/groups_group-manager.html
New group: Dist-sales
klik "Add or remove accounts from the selected group" nanti akan
menampilkan daftar akun yang bisa dipilih sebagai member atau di
nonaktifkan dari group member.
2. Buat Public Folder Mail Archive.
http://mdaemon.dutaint.co.id/mdaemon/21.5.0/public_folder_manager.html
New folder
Folder name: \Mail Archive\sa...@domain.tld
http://mdaemon.dutaint.co.id/mdaemon/21.5.0/access_control_list.html
Di set ACL nya:
Anyone : None
Anyone Group at domain.tld: None
Dist-sales: Mark Read, Lookup Folder, Read
[x] apply to child folder [x] Overide Child Folder
3. Buat mail process content filtering
Buat ContentFilter rule untuk otomatis menyalin mail yang ditujukan ke
alamat sa...@domain.tld ke public folder \Mail Archive\sa...@domain.tld
http://mdaemon.dutaint.co.id/mdaemon/21.5.0/cf_creating_a_new_content_filter_rule.html
Rule name: Copy mail sa...@domain.tld to public folder
Condition01: If the X-MDaemon-Deliver-To header contains sa...@domain.tld
Action01: Copy the message to Folder \\mdaemon\public folders\Mail
Archive\sa...@domain.tld
Catatan:
Jika semua user sudah pakai IMAP/Webmail/Activesync maka rule bisa
ditambahkan.
Action02: Delete the message
karena IMAP/Webmail/Activesync sudah bisa membaca public folders,
sehingga bisa berhemat ruang disk (disk space).
-------------------
Jika akun itu dishare (berbagi) untuk banyak orang, di webmail bisa
memanfaatkan auto bbc: atau auto cc:, agar saat salah satu akun mereply
(atau compose new mail) maka yang lain akan mendapat salinannya.
http://mdaemon.dutaint.co.id/wc/21.5.0/options_compose.html.
Jika user pakai email client, bisa pakai Auto bcc: digunakan untuk email
client yang mendukung Multi Identity (macam Mozilla Thunderbird, Android
K9, BlueMail, Apple Mail), auto cc: digunakan untuk email client yang
tidak mendukung Multi Identity (macam Office Outlook dls).
Email client yang mendukung multi identity saat kirim mail akan bisa
authenticate as sa...@domain.tld, sehingga auto bcc: lebih disukai.
Pemilihannya tergantung "selera" korporasi dan standard email client
yang digunakan.
https://www.ghacks.net/2008/10/27/automatic-cc-emails-in-thunderbird/
https://www.lifewire.com/auto-cc-all-mail-outlook-1173769
https://www.howtogeek.com/684902/how-to-automatically-bcc-emails-using-rules-in-outlook/
--
syafril
--------
Syafril Hermansyah
MDaemon-L Moderators, running MDaemon 21.5.1 64 bit
Harap tidak cc: atau kirim ke private mail untuk masalah MDaemon.
I don’t care that they stole my idea… I care that they don’t have any of
their own
--- Nikola Tesla
--
--[mdaemon-l]----------------------------------------------------------
Milis ini untuk Diskusi antar pengguna MDaemon Mail Server di Indonesia
Netiket: https://wiki.openstack.org/wiki/MailingListEtiquette
Arsip: http://mdaemon-l.dutaint.com
Dokumentasi : http://mdaemon.dutaint.co.id
Berlangganan: Kirim mail ke mdaemon-l-subscr...@dutaint.com
Henti Langgan: Kirim mail ke mdaemon-l-unsubscr...@dutaint.com
Versi terakhir: MDaemon 21.5.1, SecurityGateway 8.0.4
