Bonjour
C'est avec les casquettes de copropriétaire- membre du Conseil syndical
de mon immeuble-participant du collectif Coprolibre de Saint denis,
adhérent de l'April et de Dionylibre que je vous soumet les problèmes
et projets suivants
Je désire promouvoir des formes coopératives de gestion et les logiciels
libres comme instruments libres pour répondre aux besoin des
copropriétaires
La loi Alur donne des possibilités nouvelles aux copropriétaires
habitant de maîtriser la gestion de leur immeuble et aux collectivités
locales des responsabilités et moyens de contrôle
Parmi ces mesures légales celles de l'extranet obligatoire, de la fiche
synthétique et du fichier communal d'enregistrement des copropriétés
La loi ALUR ayant instauré un registre d’immatriculation des
copropriétés, le syndic- /soit privé, soit bénévole- soit sous forme
coopérative/
devra y inscrire les syndicats de copropriétaires dont il assure la
gestion et mettre à jour les informations y figurant.
À défaut d’immatriculation ou de transmission des informations par le
syndic, c'est le syndicat
de copropriétaires qui est puni en se voyant privé de la possibilité de
bénéficier des subventions de l’État, en particulier en matière de
rénovation
.
Le syndic devra également établir une fiche synthétique (sous peine de
révocation) et la mettre à
disposition des copropriétaires vendeurs, dans le cadre du renforcement
de l’information des
acquéreurs de lot (s) de copropriété.
Ces deux dispositifs entreront en vigueur à partir du 1er janvier
2017 de façon progressive pour les syndicats de plus de deux cent lots,
les immeubles neufs et les
mises en copropriétés, à compter du 1er janvier 2018 pour les
copropriétés moyennes (entre 50 et 200
lots) et à compter du 1er janvier 2019 pour les autres (moins de 50 lots).
Au 1^er janvier 2015 tous les syndics professionnels devaient mettre à
la disposition des copropriétés un espace numérisé avec : un espace
pour tous les copropriétaires ; un espace réservé aux conseils syndicaux.
Cet extranet devrait comporter
* 1) La « consultation comptable » possibilité pour chaque
copropriétaire de consultation le relevé de la situation de son compte
Bien souvent, les syndics proposent la « consultation comptable
», suggérant qu’il s’agit de la consultation du grand livre et des
documents comptables de la copropriété.
La plupart des extranets proposent ce service. Cela pour la raison
simple qu’elle
permet au syndic un gain de productivité. Les copropriétaires
appellent moins les
gestionnaires ou le comptable pour avoir un point sur leur situation
comptable
individuelle puisqu’ils peuvent désormais la consulter en ligne.
D’autres syndics ont
même utilisé cette option pour envoyer les appels de fonds en ligne,
économisant
ainsi les photocopies et les frais d’envoi à leur avantage.
Ce service constitue donc incontestablement un avantage pour le
syndic plus que
pour le syndicat des copropriétaires.
2) Les documents minimums
La plupart des syndics proposent des solutions extranets qui
présentent en majorité des documents très basiques.
On retrouve les procès-verbaux et convocations des assemblées générales
précédentes ou encore le règlement de copropriété et ses mises à
jour éventuelles. Il
s’agit en réalité des archives numérisées qui font partie de la
mémoire de la copropriété.
Il faut donc aller beaucoup plus loin et imposer la fourniture de
documents
stratégiques qui permettent de suivre de façon quasi quotidienne la
gestion de la copropriété
Exemple : la délivrance du grand livre général, des factures, des
ordres de service
ou des contrats en vigueur, mais aussi du carnet d’entretien ou des
éventuels cahiers des charges en cas de moyens et gros travaux.
3) La mise à jour des données
Il y a deux types de documents stratégiques :
• les documents « statiques » comme les factures, les contrats et
les ordres de service, etc. ;
• les documents qui évoluent comme le grand livre, le carnet
d’entretien, le relevé des charges, les relevés bancaires.
2Pour ces derniers documents, il faudra convenir avec le syndic
d’une fréquence de
mise à jour. Une fois par mois semble raisonnable aussi bien pour
répondre aux
contraintes techniques du syndic que pour satisfaire aux besoins du
conseil syndrical
qui a, rappelons-le un pouvoir (voire un devoir) de contrôle de ces
documents.
4) La propriété des bases de données
*Il est impératif que le syndicat des copropriétaires reste le
propriétaire de l’ensemble**
**des données et documents numériques de la copropriété.*
C’est pour cela qu’il faudra prévoir dans le contrat de syndic une
clause qui précise
explicitement que l’ensemble des données reste la propriété
inaliénable du syndicat
des copropriétaires. En cas de changement de syndic, les documents
numérisés
pourront être ainsi transférés au nouveau syndic repreneur qui
pourra les récupérer facilement (voir point suivant).
5) La migration des données
Il faudra définir dans le contrat de syndic *un format informatique
de délivrance des**documents en cas de transfert des données* vers
un autre syndic.
Généralement, on utilise le format tableur (Excel, etc.*). On
évitera les formats statiques de type PDF.* /il faut privilégier
libre office pour l'interopérabilité des données càdire ne pas
dépendre du changement de version de Microsoft et ne plus pouvoir
lire les données de la version antérieure/
6) La possibilité de télécharger et d’imprimer les documents
Le conseil syndical devra imposer au syndic la*possibilité que les
documents **consultables en ligne puissent être non seulement
téléchargeables sur le disque de*
*l’utilisateur, mais aussi imprimables sur une imprimante locale.*
****Certains syndics verrouillent ces possibilités, ce qui oblige à
lire les documents sur un écran d’ordinateur.
/L'extranet devrait être la pièce maîtresse de la gestion elle inclut la
fiche synthétique, elle contient les éléments pour renseigner le fichier
d'immatriculation et surtout elle permet la co-gestion syndic -conseil
-syndical comme étape vers la gestion indépendante /
Je n'ai trouvé que les logiciels DIACAMA et NOALYSS en LIBRE, qui
répondent aux critères d'interopérabilité et de propriété par le
syndicat des copropriétaires et non par le Syndic
Il me semble que Copaname peut étape après étape aider à donner aux
Conseils syndicaux les outils et structures pour maîtriser leur gestion,
par la fabrication de logiciels brique après brique, la mise en place de
syndics coopératifs prenant en charge progressivement des éléments de
gestion des copropriété
Cela irait dans le sens de l'action que notre collectif de St denis
développe en rassemblant les responsables de copro mais qui n'a jusqu’à
présent qu'une action surtout de dénonciation de l'incurie de nombreux
syndics
nous cherchons à franchir des pas supplémentaires vers l'émancipation
citoyenne de la vie de nos immeubles
Cordialement
LAURO.Silvio Fixes 01 4243 6159 & 01.7355.1970
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