Panduan Menulis Email yang Efektif
Status
Seperti halnya konteks, kita tidak dapat memastikan status seseorang dari email. Kita
tidak bisa memperhatikan pakaiannya, mencermati dialek dan kecepatan bicaranya,
mendengarkan warna suaranya, atau bahkan menghitung jumlah kerutan di sekitar matanya.
Tebakan kita terhadap umur, ras, jenis kelamin, status nikah, kedudukan dan pendidikan
seseorang akan jauh lebih tidak akurat dibandingkan jika kita berbicara bertatap muka
atau di telepon.
Demikian pula, lawan beremail kita hanya tahu sedikit tentang kita. Mereka pun akan
melakukan hal yang sama dengan kita - mengambil asumsi-asumsi berdasarkan hal sekecil
pun yang sekiranya bisa dijadikan dasar asumsi.
Perlu saya tegaskan, saya tidak mengatakan berasumsi itu baik. Tapi orang akan tetap
berasumsi, karena di email petunjuk status yang ada begitu sedikit. Sadarlah akan hal
tersebut, agar jika perlu Anda dapat mengarahkan asumsi mereka.
Petunjuk yang Akan Dipakai Orang: Bahasa
Petunjuk utama kedudukan atau status seseorang adalah kemahirannya berbahasa. Kalau
Anda banyak membuat salah eja, tata kalimat yang ngawur, atau pemilihan kata yang
tidak sesuai, orang akan mengira Anda tidak berpendidikan. Dari situ, orang mungkin
mengambil kesimpulan Anda tidak begitu pintar. Tak peduli kenyataan bahwa korelasi
kemampuan berbahasa dengan tingkat kecerdasan itu rendah (terutama untuk kemampuan
berbahasa asing), kebanyakan orang tetap akan mengambil asumsi tersebut.
Di samping itu, sebagian orang merasa tersinggung jika menerima email yang mengandung
banyak salah, terutama salah ketik. Alasannya, kurang sopan mengirim email yang
salahnya kentara atau mencolok. (Hal ini dapat dimanfaatkan. Jika Anda ingin
menunjukkan bahwa status Anda superior/lebih tinggi, Anda dapat memasukkan salah-salah
ketik dengan sengaja.)
Dalam dunia yang sempurna, setiap orang mungkin dapat menulis tanpa salah. Tapi kita
tidak hidup dalam dunia yang sempurna. Sebagian orang memang tidak berbakat dalam
berbahasa seperti halnya sebagian yang lain tidak berbakat melukis potret, menghitung
persamaan diferensial parsial, memasang tapal kuda, atau bermain golf.
Sebelum era teknologi elektronik, orang-orang yang kurang cakap menulis menutupi
kekurangannya dengan melakukan sebagian besar komunikasi secara lisan. Sekarang, di
zaman email, hal tersebut lebih sulit dilakukan.
Dengan menyusun kata-kata lebih lama, kualitas tulisan mungkin meningkat. Tapi tak
mungkin menghabiskan waktu 1 jam per email jika dalam sehari ingin mengirim sepuluh
email. Untungnya - (setidaknya dalam bahasa Inggris) - grammar- dan spelling checker
dapat amat membantu. Jika ingin mempertahankan status dalam email, Anda seharusnya
memakai tool tersebut. Jika Anda ingin betul-betul meningkatkan status bahasa (atau
kemampuan berbahasa Inggris) mungkin Anda perlu belajar lagi secara serius.
Saya pribadi lebih menyukai orang yang lebih memberi perhatian pada kecukupan konteks
daripada kesempurnaan tata bahasa. Misalnya, saya lebih suka email berikut:
Ada 50 orang bawa senapan mesin di jalan raya
kira kira 1 km dari utara mereka kelihatanya
berbahaya jadi mending ceptan kaubr dari sini!!!!
daripada yang berikut (dalam situasi yang sama):
Anda saya sarankan segera meninggalkan gedung ini.
Pesan tersebut mengandung tata bahasa yang benar, tapi tidak mengandung konteks yang
seharusnya.
Alamat Kembali (Return Address)
Rekan email Anda akan mengambil petunjuk status dari nama domain pada alamat Anda.
Pandangan klise terhadap organisasi pemberi alamat email akan ikut menempel pada Anda.
Misalnya, jika email Anda dari:
* ibm.com, orang akan mengambil asumsi awal bahwa Anda seorang dewasa, melek komputer,
dan mungkin agak sedikit kaku orangnya.
* aol.com (ISP terkemuka di AS)... kemungkinan Anda ber-email dari rumah dan email
Anda tidak berkaitan dengan pekerjaan.
* washington.k12.ia.us (domain sebuah sekolah dasar/menengah)... Anda berusia di bawah
18 tahun.
* webtv.net (WebTV perangkat TV interaktif yang dapat dipakai surfing)... Anda tidak
terlalu mengerti komputer.
* itb.ac.id... Anda berpendidikan karena mungkin dosen atau mahasiswa.
Orang juga akan melihat nama asli Anda (jika tercantum) dan login ID. Kecuali nama
Anda berlawanan dengan ciri umum suatu organisasi atau negara, orang akan menyangka
Anda termasuk ke dalam organisasi tersebut. Misalnya orang sering beranggapan bahwa
[EMAIL PROTECTED] seorang lelaki, tapi [EMAIL PROTECTED] perempuan (meskipun bisa juga
alamat tersebut milik seorang lelaki Peter Barbara). Kecuali nama email Smith
misalnya, orang akan cenderung menganggap yang menulis email berakhiran kode negara
Taiwan adalah orang Asia. Kecuali nama email Jamaal, orang biasanya akan beranggapan
penulis email dari AS adalah orang berkulit putih.
Login ID Anda dapat menjadi petunjuk sesuatu yang agak tidak kentara. Nama yang pendek
dan tanpa angka (yang biasanya diinginkan orang pertama-tama) dapat mencirikan Anda
termasuk yang awal mendapat account email di perusahaan. [EMAIL PROTECTED] mungkin
telah lebih lama memakai komputer daripada [EMAIL PROTECTED]
Orang juga akan menarik asumsi seberapa dewasa atau seserius apa Anda dari nama alamat
email. [EMAIL PROTECTED] mungkin lebih dianggap serius daripada [EMAIL PROTECTED]
Jika ingin mengarahkan kesan orang dengan mudah, cukup katakan siapa diri Anda.
Tambahkan paraf (signature) dengan petunjuk status:
Sarah Sitompul
Manajer Maintenance
PT Usaha Maju Mandiri
Atau:
Tajam Rachmat
SMP Semak Duri
(12 Tahun)
Kunjungi homepage Minang di http://www.minang.or.id!
Di sini Adik Rahmat memberi petunjuk bahwa kemungkinan dia orang Minang.
Mengawali pesan email dengan petunjuk status juga efektif:
Halo, nama saya Peter. Saya siswa kelas 1 SMP Semak Duri
Bukit Tinggi. Saat ini saya diberi tugas oleh sekolah
tentang peralatan industri khayalan. Apakah Bapak bersedia
mengirimkan katalog terbaru thromblemeister kepada saya?
Atau:
Hi - saya Manajer Maintenance PT Usaha Maju Mandiri. Mohon
dikirimi katalog terbaru thromblemeister. Saya sedang
mempertimbangkan untuk membeli dari perusahaan Anda.
Perhatikan di sini si penulis email tidak hanya menyebutkan jabatan dan nama
perusahaannya, tapi juga menggunakan kata-kata "tingkat tinggi" macam
"mempertimbangkan". Pemakaian kata tingkat tinggi yang berlebihan mungkin menimbulkan
kesan sok, tapi dalam email yang pendek dapat meningkatkan status. Namun hati-hati
dalam penggunaan kata-kata semacam itu, juga jangan gunakan kata-kata yang terlalu
asing sehingga tidak dimengerti oleh penerima email.
Cara Menggunakan Email
Hal terakhir yang dilihat orang adalah cara Anda menulis email. Jika Anda tidak
memberi konteks yang sesuai, mengetik dalam huruf kapital semua, atau menulis dalam
baris yang amat panjang, orang akan beranggapan Anda amat belum berpengalaman
menggunakan email. Mungkin juga mereka beranggapan bahwa Anda terlalu bodoh atau keras
kepala untuk mempelajari email, karena kesalahan-kesalahan semacam itu langsung
kentara bagi pemakai yang berpengalaman.
Di samping komposisi email, orang akan melihat kecocokan isi pesannya sendiri. Apakah
pesan tersebut dikirim ke orang yang tepat? Apakah pertanyaan dalam pesan wajar?
Apakah Perlu Dipermasalahkan Seperti Ini?
Bagaimana menentukan seberapa banyak harus menghabiskan waktu untuk mempertahankan
status? Jawabannya bergantung pada beberapa hal:
* Apakah kita sudah kenal dengan orang yang kita kirimi email? Jika Anda sudah sering
berhubungan dengan seseorang, maka orang tersebut kemungkinan sudah cukup membangun
asumsi terhadap umur, jenis kelamin, kedudukan, dan tingkat intelek Anda. Hanya
kesalahan penggunaan tata bahasa atau etika email yang benar-benar mencolok mungkin
yang akan mengubah status Anda di benak mereka.
* Apakah orang tersebut kira-kira akan peduli? Guru bahasa Indonesia di SMU mungkin
lebih peduli pada tata bahasa dibandingkan penjual makanan hewan. Orang yang setiap
hari mengirim banyak pesan email mungkin lebih toleran daripada orang yang
menghabiskan waktu 1 jam untuk menulis tiap emailnya. Diversity Training Manager
mungkin tidak akan berasumsi terlalu jauh atas dasar ras dibandingkan ketua regional
Ku Klux Klan.
* Sepenting apa email tersebut? Jika Anda mengirim email kepada bos, mungkin Anda
perlu ekstra berhati-hati dalam tata bahasa. Jika Anda berhubungan dengan orang
penjualan yang menginginkan bisnis Anda, tentu saja mereka tidak akan memperhatikan
tata bahasa Anda. Jika Anda butuh bantuan, orang yang Anda mintai bantuan mungkin
lebih bersedia membantu jika Anda dapat memberi kesan bahwa Anda mungkin akan berharga
bagi mereka di masa yang akan datang.
* Seperti apa email lawan menyurat Anda? Jika pesan emailnya penuh dengan pemakaian
salah eja, tanda baca yang keliru, dan penyusunan anak kalimat yang acak-acakan,
mereka tentu tidak akan terlalu peduli seandainya Anda melakukan hal yang sama.
*Apakah Anda peduli jika orang lain salah berasumsi tentang Anda? Jika Anda pria
bernama Patrick dan tidak terlalu peduli orang akan salah mengira Anda seorang wanita,
tak apa-apa cukup mencantumkan "Pat". Jika tidak peduli orang akan menyangka Anda
seorang remaja, Anda dapat memakai "RadSkater", misalnya.
Ringkasan
* Sekali lagi, saya tidak mendukung agar Anda berpikir stereotipe, tapi manusia memang
suka menggeneralisasi. Hati-hatilah sinyal apa yang Anda berikan pada lawan menyurat
Anda dan mengertilah cara mengubahnya jika asumsi mereka keliru.
* Status bahasa dapat diperbaiki dengan grammar dan spelling checker.
* Mencantumkan paraf dan memperkenalkan diri di awal pesan akan mengurangi kemungkinan
salah paham.
* Semoga dengan membaca panduan ini Anda menjadi lebih sadar dalam menulis pesan
email.
http://www.webfoot.com/advice/translations/indonesian/email.status.html
[Non-text portions of this message have been removed]
------------------------ Yahoo! Groups Sponsor --------------------~-->
Make a clean sweep of pop-up ads. Yahoo! Companion Toolbar.
Now with Pop-Up Blocker. Get it for free!
http://us.click.yahoo.com/L5YrjA/eSIIAA/yQLSAA/BRUplB/TM
--------------------------------------------------------------------~->
***************************************************************************
Berdikusi dg Santun & Elegan, dg Semangat Persahabatan. Menuju Indonesia yg Lebih
Baik, in Commonality & Shared Destiny. www.ppi.4t.com
***************************************************************************
__________________________________________________________________________
Mohon Perhatian:
1. Harap tdk. memposting/reply yg menyinggung SARA (kecuali sbg otokritik)
2. Pesan yg akan direply harap dihapus, kecuali yg akan dikomentari.
3. Lihat arsip sebelumnya, www.ppi-india.da.ru;
4. Posting: [EMAIL PROTECTED]
5. Satu email perhari: [EMAIL PROTECTED]
6. No-email/web only: [EMAIL PROTECTED]
7. kembali menerima email: [EMAIL PROTECTED]
Yahoo! Groups Links
<*> To visit your group on the web, go to:
http://groups.yahoo.com/group/ppiindia/
<*> To unsubscribe from this group, send an email to:
[EMAIL PROTECTED]
<*> Your use of Yahoo! Groups is subject to:
http://docs.yahoo.com/info/terms/
