SAP dan Pertamina-2: Tahapan Implementasi dari sebuah Standard Software http://ferizalramli.wordpress.com/
Sebenarnya spesifikasi ERP (Enterprise Resources Planning) atau Standard Software, atau software untuk aplikasi perusahaan seperti misalkan: SAP, Oracle, Microsoft Business Solution (bukan Microsoft Windows), Sage, Peoplesoft, dll untuk sangat berbenda dengan software-2 aplikasi lainnya. Jika pada software aplikasi lainnya, kunci utamanya adalah keandalan dari software tsb plus profesionalitas dari si user. Tapi klo pada implementasi ERP (software untuk perusahaan) maka titik terpentingnya itu bukan produk dari software. Bukan SAP, Oracle, Microsoft Business Solution yang menjadi titik pentingnya. Tapi konsultannya lah yang menjadi titik utamanya. Ada 7 tahap untuk implementasi standard software: 1. Saat mendiagnosa penyakit Meng-capture persoalan riil yang ada di perusahaan. Berdasarkan pengalaman, biasanya sang client (perusahaan client) itu ndak sadar masalah yang dihadapi. Oleh karena itu, disini bener-2 titik krusial seorang konsultan untuk tahu persis di-proses mana perlu ada down sizing, atau cutting process atau out sourching atau malah reengineering. Jika konsultan gagal mengetahui titik krusialnya, maka bagi ibarat dokter, sang dokter salah diagnosis. Dalam Business Process Design ini biasanya dinamakan: As-Is Analysis 2. Saat membuat Program Terapi Membuat blue print untuk manajerial konsep. Pada titik ini konsultan membuat design process manajemen seperti apa yang nantinya akan diterapkan oleh perusahaan. Ini seperti bentuk konkrit treatment-2 apa yang harus dijalankan. Klo ibarat dokter ini adalah program desain terapi yang harus dijalankan buat si pasien. Dalam Business Process Design ini biasanya dinamakan: To-Be Process 3. Saat menentukan obat Baru setelah itu menentukan standard software apa yang paling tepat buat perusahaan. Seorang konsultan IT dan System Integrasi itu harusnya netral untuk tidak berpihak pada Oracle, SAP, Sage, IBM-Cognos, Microsoft BS, dll. Dia harus netral dan memutuskan bahwa standard software A (sebut saja SAP) misalkan yang paling tepat diimplementasikan berdasarkan pertimbangan-2 rasional bukan berdasarkan pertimbangan keberpihakan pada salah satu software provider. Dititik ini ibaratnya dokter menentukan obat apa yang harus diberikan. Dokter harus tahu bahwa pasien tertentu alergi pada obat tertentu. Artinya, ada karakteristik perusahaan tertentu tidak pas dengan ERP tertentu. 4. Saat menentukan dosis dari obat Sang konsultan pun harus memutuskan modul-2 apa saja yang paling prioritas untuk diterapkan. Bahasa gampangnya, misalkan sebuah perusahaan distributor, maka sangat mungkin prioritas utamanya adalah: fokus pada akuntansi sebagai basis laporan keuangan, lalu sales and distribution, lalu customer relationship management, lalu business intelligent dan data mining yang perlu diimplementasikan. Jadi tidak perlu semuanya bidang harus menggunakan ERP misalkan. Titik ini kalau ibarat dokter adalah titik menentukan dosis obatnya. Kalau obatnya kelebihan yah klenger orang, sebaliknya klo dosisnya kurang maka ndak ada dampaknya buat perbaikan. 5. Memahami efek samping dari sebuah obat Kualitas dan keandalan dari software itu sendiri sebagai solusi permasalahan perusahaan. Persoalannya tidak ada software yang sempurna. SAP kuat di modul finance, Oracle kuat di data base management, peoplesoft kuat dia modul HRM, Cognos-IBM kuat di business intelegent, dll. Tidak ada satupun software provider yang bisa menyelesaikan semua persoalan perusahaan. Dititik ini saya mau mengatakan bahwa software provider itu ibarat perusahaan farmasi (apoteker). Mereka ndak bisa membuat obat yang 100% sempurna tanpa adanya efek samping (baca: setiap software pasti ada kelemahannya) 6. Saat mendidik pasien agar tahu bagaimana minum obat yang benar Setelah semua proses selesai maka titik yang paling penting adalah pelatihan dan dokumentasi. Disini semua SDM perusahaan yang terlibat harus melebur dalam learning process organization dan menjadi IT-minded. Sang Dokter harus mengajari pasiennya supaya bener-2 mengerti bagaimana caranya meminum obat secara baik dan benar. 7. Saatnya sang pasien hidup dengan pola sehat Dititik ini behavior SDM dari perusahaan client benar-2 sudah IT-minded dan diterapkan dalam keseharian. Mereka bekerja dengan sistem prosedur yang konsisten. Requirement dari sistem mereka penuhi dengan dedikasi. Klo ibarat pasien, sang pasien hidup dengan pola sehat dan teratur. Kesimpulan saya atas deskripsi diatas saat sebuah sistem ERP diterapkan di perusahaan: Pertama, konsultan itu paling krusial perannya. Point 1,2,3,4 dan 6 sangat ditentukan oleh peran konsultan IT dan sistem integrasi. Konsultan itu secara individual harus punya kualifikasi dan jam terbang tinggi serta harus dalam group terbaik yang bisa bersinerji. Kedua, keberhasilan penerapan ERP ditentukan oleh mau tidaknya SDM perusahaan client berperilaku sesuai dengan requirement yang diinginkan oleh ERP. Point 6 dan 7 adalah andil penting dari SDM perusahaan Client untuk kesuksesan implementasi software. Ketiga, keandalan produk dan kualitas dari ERP itu sendiri juga berperan penting; apakah ERP itu memenuhi standard kualitas sebagai solusi masalah perusahaan. Itulah opini ringan dari saya tentang implementasi standard software atau ERP. Salam hormat, München - dari Tepian Musim Dingin Lembah Sungai Isar Ferizal Ramli
