Le 7 février 2011 09:44, H-NICOLAS <[email protected]> a écrit :
> Ainsi j'ai vu dans d'autres structures (des SARL) des scans de factures
> transiter par mail (parfois en double ou en triple, ou même davantage, en
> tant que facture, puis en tant que pièce jointe à une note de frais), ce qui
> pose plusieurs problèmes :
> - la caisse et les dépenses sont elles bien vérouillées ?
> - le mail et le scan est il une pièce comptable valide ?
> - ou sont les originaux ; y a t'il double emploi ... - > donc perte de
> temps du comptable qui peut etre ne retrouvera pas les pièces
> - s'il n'y a pas la pièce originale, conséquences ? etc.
> Alors dans une petite association comme la notre, si on maitrise la
> circulation des documents, on maitrise la comptabilité : la technique, ce
> n'est plus que de la cuisine, et celui qui a payé 15 euros au lieu de 10, si
> on met les 5 euros en cotisation ou en produits exceptionnels, eh bien
> compte tenu des montants cela ne change pas grand chose.
>
> Dans les SARL que je vérifie, j'ai demandé une solution simple :
>
> Il faut travailler à partir des pièces originales, ... communiquées
> mensuellement au comptable, par exemple au cours d'une RAL, et il faut donc
> couper le mail du comptable. (je suis rosse, c'est vrai ...)
>
> Ensuite, il faut prévoir une compta analytique et faire une double
> imputation, à la fois comptable et analytique, ce afin de gagner du temps
> si des fadas posent des questions : administration (c'est les petits fours
> de l'AG), jmll, ral, etc.
>
> Je ne dis pas que ce n'est pas fait ... je dis que c'est le risque chez les
> informaticiens (je les connais bien !) et qu'il faut éliminer les risques en
> se dotant de procédures.
Salut,
globalement d'accord avec toi, sauf sur le point suivant: le scan des
factures vs les originaux
=> J'ai hérité de la compta d'un club ou le trésorier avait
démissionné en cours d'année, donc le président et le secrétaire se
sont tape le tri d'une boite a chaussure pleine de facturettes,
etc.... dont il manquait une partie, mais vu qu'ils etaient plus en
bon terme avec la personne......bref un vrai bordel. Si jamais ca
flambe chez moi etc... l'association perdrait évidemment TOUT son
historique comptable papier (depuis elle a était faite correctement
sur les dernières années ou je m'en occupe, avec une pochette par
année qui contient TOUS les originaux de l'exercice concerné). Ce qui
est sur c'est que les membres n'en n'ont RIEN a faire des originaux,
des facturettes etc.... donc en A.G. et autre réunion du bureau, je
viens avec une tenue de compte mise-a-jour pour savoir ou en est en
une seule page, avec la compta analytique courante (template annuel
bien foutu qui grâce a l'informatique me remplit mes cases
automatiquement etc...)
Il serait VRAIMENT bête de se passer de tels outils ! Les originaux,
bien évidemment je les conserve dans l'unique but de pouvoir répondre
aux besoins d'un contrôle financier. Et les règles sont simples, mais
il faut les respecter:
=> Toutes dépenses est justifiée par une facture (si jamais un membre
paume la facturette, il me fait un papier signé/daté en son nom avec
le montant etc... il faut toujours avoir une trace écrite, quelle
qu'elle soit, je ne veux pas de scans ou autres, mais bien une version
papier), ensuite je scanne les facturettes etc.... et tout est classé
dans un répertoire
nom_du_club/annee/tresorerie/tenue_de_compte.odt <= fichier unique mis
a jour régulièrement
nom_du_club/annee/tresorerie/compta_analytique.odt <= fichier unique
mis a jour régulièrement
nom_du_club/annee/tresorerie/bilan.odt <= fichier unique créé pour
l'A.G. clôturant l'exercice (et servant aux demandes de subventions a
venir)
nom_du_club/annee/tresorerie/factures/*.png
nom_du_club/annee/tresorerie/cotisations/*.png
nom_du_club/annee/tresorerie/subventions/*.png
Ce répertoire est sauvegarde, a la dispo des membres du bureau
directement sur le site du club, comme ca si le trésorier disparait
pour X raison, l'asso a les moyens de continuer sa compta dans de
bonnes conditions.
Le trésorier informatise la compta pour pouvoir présenter un
point/bilan financier digne de ce nom, (vous vous imaginez étaler sur
la table des dizaines de facturettes ? on s'en fiche de ca...) et ce a
tout moment au cours de l'année, dans un délai raisonnable sur simple
demande de la part du bureau ou tout autre membre du club. A lui de
tenir ses comptes et faire en sorte qu'au centime près les facturettes
et l'état du compte bancaire coïncide (ainsi que le point financier
informatisé), Cette tache incombe au trésorier seul, il est la pour
ca.
Voila, ainsi on peut me demander combien le club a dépensé en 2009
pour la commission compétition par exemple, je trouve la réponse dans
la minute. C'est PRIMORDIAL pour la sante d'une asso d'être au clair
sur la trésorerie !
Diffusez cette liste aupres de vos relations :-)
Linux Azur : http://www.linux-azur.org
Vous etes responsable de vos propos.
*** Merci de rediger sans SMS, ni HTML ni PJ ***
