Yth Rekan rekan Pengawal e-Gov Melanjutkan update & sharing atas implementasi layanan antar sistem yang bisa dikembangkan untuk reformasi birokrasi melalui peran e-Gov, sebagaimana yang telah dialami dalam melaksanakan INSW adalah pentingnya standarisasi dan harmonisasi data yang dipergunakan secara bersama oleh semua Kementrian / lembaga atau bagi e-Local Gov adalah data antar kedinasan.
Dalam langkah awal pelaksanaan INSW, faktor paling sulit adalah tidak standarnya penggunaan kode dan data yang menjadi acuan dari setiap transaksi layanan maupun penggunaan bersama, masing masing KL memiliki standarnya sendiri yang tidak mungkin dipertukarkan antar satker maupun K/L, yang intuk itu harus dilakukan harmonisasi data utama yang diperlukan dalam melaksanakan proses antar K/L. Beberapa langkah yang harus dilakukan adalah: 1. Menghimpun data elemen yang diperlukan untuk dipertukarkan antar K/L. 2. Menghimpun standar pengisian data elemen yang perlu dipertukarkan antar K/L, dan membuat analisa Gap atas perbedaan yang terjadi 3. Menentukan siapa pemilik setiap data elemen yang dipertukarkan, yaitu kementrian / lembaga yang bertanggung jawab atas isi data elemen tersebut, dan siapa saja K/L yang memerlukannya. 4. Berdasar gap dibuat daftar untuk menjadi bahan basan bagi kelompok pemilik dan pengguna dari data elemen yang ada, untuk dibahas standar yang disepakati bersama, dan para pemilik data wajib menerima masukan dan bisa memenuhi kebutuhan standar yang diperlukan oleh K/L pengguna lain. Proses ini memerlukan waktu lama untuk tercapai kesepakatan, namun dengan penentuan batas waktu akhir kapan harus sudah digunakan, maka semua K/L yang terlibat wajib membuat keputusan untuk penyesuaian. Dan dalam proses harmonisasi bisa ditemukan adanya benturan antar K/L, namun dengan batasan waktu yang diberikan, maka harus bisa dicapapai kesepakatan, atau keputusan diserahkan ditingkat yang lebih atas.. Dalam penentuan standar, sepenuhnya diputuskan oleh K/L pemilik beserta penggunanya, dengan mengacu secara maksimal kepada standar Global yang dilengkapi dengan beberapa kebutuhan internal yang belum ada pada standar global, hal tersebut dimaksudkan untuk mempermudah pelaksanaan harmonisasi data elemen yang diperlukan dalam rangka pertukaran data antar negara (ASW). Dalam hal pelaksanaan pembuatan program oleh Vendor, maka vendor haus melaksanakan sesuai standar data yang telah ditentukan bersama antar K/L . Dampak lain yang sangat besar dan mendorong effisiesnsi adalah ketatnya persyaratan pembuatan sistem dan pelaksana pemeliharaan sistem, karena dengan adanya ketergantungan antar K/L dan standarisasi rantai proses dan data antar sistem dan antar KL, maka perlu diperhatikan bahwa: - setiap vendor pembuat aplikasi dalam suatu K/L wajib: 1. melengkapi sistem yang ada dengan dokumentasi dan petunjuk pemeliharaan yang akurat, agar sistem yang dibuat bisa dipelihara oleh siapapun yang menjadi pelaksana pemeliharaan sistem. 2. Password atas aplikasi dan database tidak boleh dibawah kendali vendor, harus dibawah kendali penanggung jawab sistem & informasi dari K/L terkait, atau setidaknya password dapat dibagi menjadi dua antara pejabat K/L dan Vendor, yang hanya bisa dipakai bila keduanya sama sama memasukkan password, sehingga terjadi dual control.. 3.Data dan aplikasi tidak boleh di hosting diluar area kendali K/L pemilik sistem, karena tidak boleh ada gangguan layanan INSW bila terjadi gangguan hubungan KL peserta INSW dengan vendornya.. Sedangkan untuk setiap Vendor pemenang pemeliharaan sistem disetiap K/L memiliki kewajiban: 1. Memiliki kemampuan meneruskan pemeliharaan sistem, sehingga tidak ada gangguan operasi pada saat peralihan kendali pemeliharaan. 2. Tidak boleh melakukan perubahan sistem yang sudah layak guna dan stabil yang bisa mengganggu layanan INSW, tanpa alasan yang bisa dibuktikan kepentingannya bagi pengamanan dan penghematan biaya. Akibat dari kondisi ini, diperkirakan diperlukan penyempurnaan sistem penganggaran utuk dimungkinkan adanya kontrak multiyears bila kompleksitas kebutuhan sistem membutuhkan keahlian yang tidak mudah diperoleh dari setiap Vendor yang ada.. Demikian tambahan masukan hari ini. semoga bermanfaat bagi pengembangan inspirasi dalam terapan e-Gov. Wass. Hari S.noegroho
