Bonjour, Mélopie.
!!! Il est très difficile de comprendre exactement comment tu procèdes par
écrit mais il me semble qu'une source de problèmes de fond réside dans ton
utilisation des postes à la place des fiches, à moins que tu nommes «postes»
les fiches que tu utilises.
Autrement, je te conseille plus que vivement de changer de méthode et de ne
faire usage que des fiches!
(L'utilisation d'une fiche ventile le «compte» de la fiche elle-même -- je
m'autorise cet abus de langage pour faire court -- ET le poste comptable
éventuellement y lié; alors que l'utilisation du poste (OD, par exemple) ne
ventile que le poste. Dès lors, plusieurs fiches peuvent «alimenter» le même
poste (exemple: toutes les clientes en 400 (ou 400000, selon l'usage)). Ce qui
introduit des différences de soldes en fonction de l'utilisation fiches ou
postes (la fiche «cliente x» reprend le compte du client x, le poste 400000
reprend le solde du total de toutes les clientes). Je pense que les soucis que
tu rencontres viennent de là.)
Quand tu modifies le poste d'une fiche, c'est ce nouveau poste qui sera
désormais alimenté par la fiche. Mais le poste que celle-ci alimentait avant
changement n'est pas remis à zéro pour autant. Dès lors, il faut faire en sorte
que toutes les opérations qui ont alimenté le premier poste soient modifiées
pour qu'elles alimentent le second poste à la place. Pour ce faire, il est plus
prudent de changer la fiche utilisée dans toutes ces opérations, et donc
d'utiliser «changer la fiche» plutôt que «chager le poste» dans TOOLS.
(Résumé changement de poste d'une fiche: ouvrir la fiche - changer le poste
comptable - sauver - dans TOOLS faire une recherche sur base de la FICHE!
(éventuellement filtrée sur la période/journal/etc' si ça ne concerne pas
toutes les opérations où le poste est ventilé -- mais il vaut mieux, dans ce
cas, créer une nouvelle fiche pour le nouveau poste plutôt que de laisser
derrière un poste sans fiche (puisque la fiche précédemment y associée l'est
maintenant à un autre poste)) - sélectionner les opérations où la nouvelle
fiche (en fait, le nouveau poste) doit être utilisée au lieu de l'ancienne
(ancien) - et SUBSTITUER LA FICHE PAR ELLE-MÊME.
Pour le lettrage, je ne sais pas en dire grand-chose comme ça. J'ai parfois
l'impression que, alors que lier des opérations et lettrer des postes ne sont
pas les mêmes choses, le lettrage se fait parfois automatiquement et parfois
non. Mais je n'ai pas exploré la question.
Il est probable que l'absence de lettrage vienne de là. Ce peut être, par
exemple, que les paiements ont été effectués avec la même fiche mais pas le
même poste, celui-ci ayant changé entre-temps. Lors d'un changement de poste
pour une même fiche, si l'ancien poste ne doit plus être utilisé nulle part, il
s'agit de changer la fiche avec elle-même (après en avoir modifié le poste)
dans TOUTES les opérations où celle-ci est utilisée.
Sans avoir tout cela sous les yeux, je me perds un peu avec toutes tes fiches
et postes, sachant qu'il est possible de créer des postes sans fiche, etc'.
Ce qui peut aider: voir dans le plan comptable si des postes sont «orphelins»,
c'est-à-dire qu'il ne sont liés à aucune fiche (voir dans la colonne de droite
la ou les fiches associées aux postes). Il faut alors corriger cela: s'assurer
que chaque poste est lié à au moins une fiche. Les postes orphelins que tu ne
peux pas supprimer ont été utilisés quelque part: soit il doivent être gardés
et il faut leur associer une ou des fiches, soit il peuvent être supprimés et
il faut voir dans quelles opérations ils sont utilisés et les y changer par la
bonne fiche (et, donc, le bon poste), pour qu'ils ne soient plus liés à aucune
opération et pouvoir les supprimer (j'ai fait une proposition dans Mantis pour
que les postes utilisés apparaissent clairement (couleur?) dans le plan
comptable pour pouvoir vérifier ceci en un coup d'œil).
Si tu affiche la balance de l'exercice (qui, elle, fonctionne par poste), tu
verras aussi tous les postes utilisés et tu pourras choisir ceux que tu veux
garder et ceux qui peuvent être supprimés, et commencer la procédure de
nettoyage ci-dessus.
Si tu passes parfois à bruxelles, nous pouvons regarder ça ensemble un de ces
jours. Je compte bientôt organiser des «ateliers Comptabilité/Noalyss» mais
j'attends d'avoir un lieu adéquat.
Dis-moi déjà si les indications ci-dessus t'aident en quoi que ce soit, et
avançons pas-à-pas.
Bonne journée.
Bon courage.
y
"Mélopie" <[email protected]> wrote:
Merci Yann, pour ces réponses! J'ai mis des notes dans le corps du texte,
plus bas.
Le 30/01/17 à 13:22,
[email protected] a écrit :
Message: 2Date: Mon, 30 Jan 2017 13:22:16 +0100 (CET)From: Yann
De Coster <[email protected]>To: Discussion à propos de NOALYSS,
développement, support... <[email protected]>Subject: Re:
[noalyss-generale] Copro procédureMessage-ID:
<882375287.147871.1485778936899.JavaMail.root@nemo>Content-Type: text/plain;
charset="utf-8"Salut.J'en profite d'avoir une minute pour essayer de répondre
tant que possible à certaines de tes questions.Merci à qui que ce soit de
corriger si nécessaire. - Dans mes essais, j'ai malencontreusement
encodé un appel de fond en poste 420. QuickCode AFDEP. Quand je m'en suis rendu
compte, j'en ai refait un en poste comptable 701AFDEP (QuickCode AFDEP).
J'ouvre la fiche dans GESTION/CARD en cliquant sur le QuickCode. J'ouvre
l'historique. Un appel de Fonds O00004 que j'ai encodé apparaît. Dans la liste
des postes concernés, j'ai les postes des copropriétaires en 400xxx au débit et
le poste 420 en crédit au lieu du 701AFDEP.420, c'est "Emprunts subordonnés"!
Comment je peux faire la rectification? Attention! C'est le
quickcode qui est déterminant. Deux fiches peuvent avoir le même nom mais non
le même quickcode.La procédure que j'applique -- Dany pourra bondir s'il y en a
une plus adéquate -- est de passer par «Outils comptables».1) créer la bonne
fiche, comme tu as fait. Si tu mets le même quickcode qu'une autre fiche,
Noalyss devrait en générer un autre automatiquement (basé sur le numéro
d'identité de la fiche, je crois), ce qui fait que l'appel de «AFDEP»
concernera la première fiche (420). Donc, soit tu changes d'abord le quickcode
de la première fiche et ensuite tu crées la seconde avec «AFDEP», soit tu fais
toute la procédure et changeras le quickcode de la seconde après avoir supprimé
la première.2) Dans «Outils comprables» -> «opération», tu fais une recherche
pour retrouver les opérations où tu as utilisé le 420, tu sélectionnes celles
dans lesquelles tu souhaites remplacer la fiche, et tu fais «changer fiche»,
remplacer «AFDEP» par «FIDXXX» (normalement le quickcode de la seconde fiche
créée (701)). Je suis allé dans EXT/TOOLS [Extension->Outils
comptables->Opération]
J'ai lancé une recherche sur le poste 420. et j'ai trouvé l'opération
incriminée
J'ai coché le petit carré pour la sélectionner (ben, oui! Sinon rien ne
se passait)
J'ai Cliqué sur le bouton "changer le poste comptable" pour passer de
420 à 701AFDEP.
C'est OK.
Pour bien montrer que je n'ai pas compris la délicate association
QuickCode et Poste comptable, J'ai un appel de fonds nommé AFROUL Poste
Comptable 700AFCOUR.
Dans la liste des appels de fonds COMPTA/CARD, si je clique sur le
QuickCode, je tombe bien sur la fiche de l'appel avec référence au poste
comptable qui va bien.
Si je clique sur l'historique de la fiche, j'ai une opération encodée.
Je clique sur l'opération: j'ai la liste des poste comptable des
copropriétaires concernés et une autre dénomination pour le poste comptable
où est crédité l'appel de fonds: 700AFCOURANT2009.
Ben, oui, je trouvait ça trop long, alors j'ai changé quelque part, sans
me préoccuper de savoir si ce changement était répercuté partout.
Mais, je n'ai même pas le poste comptable 700AFCOUR dans ma liste de
plan comptable PARAM/CFGPCMN onglet 7.
Cette fois, je rétablis l'ancien poste comptable 700AFCOURANT2009 dans
la fiche.
Quelle est la bonne pratique pour gérer les postes comptables?
Pour faire bonne mesure, mon Appel de fonds, le fameux AFDEP est lié à
deux paiements F000XXX liés, mais non lettrés.
Est-ce que ça pourrait être une séquelle de mes manipulations de
QuickCode et de poste comptable précédentes, puisque j'ai d'abord créé mon
Appel de fonds, puis encodé les paiements en les liant à l'appel, puis
commencer à vouloir changer les noms?
C'est comme si il n'y avait pas eu ces versements.
Je n'ai pas encore pu avancer sur les points suivants.
Merci beaucoup!
3) Si la fiche 420 n'est plus utilisée, ni nécessaire, tu peux la
supprimer, et ensuite changer le quickcode de la 701.4) Si la première fiche
est utilisée ailleurs à bon escient, alors il faut bien distinguer à l'étape 2
les opération où il s'agit de la remplacer par la seconde de celles où elle ne
doit pas l'être, et choisir des quickcode distincts pour les deux fiches.
- Comment prendre en compte un remboursement d'assurance, quel poste -
En attendant j'ai créé un poste 999 - Sachant qu'il n'est pas remboursé la même
année? Le plus simple est d'introduire une opération note de crédit
avec le poste de charge assurance au débit et un signe «-» devant le montant,
si tu as reçu la note de crédit.Si tu sais déjà qu'il y aura remboursement, et
que tu en connais le montant avant la fin de l'exercice précédant celui du
remboursement, mais que tu n'as pas encore reçu la note de crédit, tu peux le
passer en «fournisseur débiteur» dans une OD avec la fiche de charge
«assurance» au crédit. En début d'exercice, tu extournes l'opération, et lors
de la réception de la note de crédit, tu l'encode comme mentionné au début.
Ainsi, tu auras pris en compte la diminution de charge et la créance sur le
fournisseur au premier exercice, puis l'OD et la NDC du second exercice
s'annuleront au poste de charge et la NDC imputera la créance au fournisseur,
créance annulée pour «fournisseur débiteur» par l'OD .Si tu ne constates la
créance que plus tard et que l'exercice précédent est clôturé, tu peux soit
imputer telle quelle la réduction de charge à l'exercice en cours par une notre
de crédit (pas très correct), soit, au mieux, créer un poste «remboursement
charges exercice précédent», par exemple, et utiliser celui-là dans la NDC.Et
tout ceci, bien entendu, indépendamment de la date du remboursement effectif
par l'assureur -- la magie de la comptabilité en partie double. -
Quelle est la procédure de report d'un exercice à l'autre? Pour le moment, j'en
suis à la dernière étape de COMPTA/ADV/OPEN où j'ai une liste d'opérations non
soldées avec des montants au débit et au crédit. Je n'ai pas de postes
renseignés dans aucune ligne.Comment dois-je procéder. Normalement,
y sont repris toutes les fiches non soldées de l'exercice précédent (sauf 6 et
7) et, si tu ne t'es pas planté(e?) dans la clôture, D=C.De manière générale,
il vaut toujours mieux passer par les fiches que directement par poste, il
n'est donc pas nécessaire de mentionner de poste ici.Tu choisis l'intitulé de
l'opération d'ouverture, la date (premier jour de l'exercice), et tu
valides.Voilà.Dis-moi si ça semble convenir.y
---
NOALYSS est un Serveur de Comptabilité et de Gestion libre
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