Terima kasih atas tambahan wawasannya, boss.
Saya coba mempertajam untuk mengutuhkan visi. Boleh kan?
>From: �� <[EMAIL PROTECTED]>
>Subject: Re: [Kuli Tinta] Kepemimpinan dan Manajemen
>Date: Fri, 24 Sep 1999 08:50:39 +0700
>
Yap:
Sebelumnya saya ingin klarifikasi dulu mengapa saya bilang
manajemen itu
bersifat status-quo. Sekedar menyamakan visi dan meletakkan
konteksnya agar
proporsional
��: Namun saya juga ingin mengatakan bahwa di
manajemen ada capstone contingency.
Yap:
Kalau dalam capstone contingency dimana sih letak tidak status-quo-nya?
Singkatnya pada point inilah sifat status-quo manajemen itu:
Rencana kerja
dan anggaran untuk periode tertentu yang telah disusun untuk
mencapai suatu
sasaran, dilaksanakan dengan mengorganisir manusia dan peralatan
yang ada.
Untuk menjamin kebenaran alur dan kecepatan pelaksanaan dilakukan
pengendalian dan pengawasan secara berkala.
��: Apakah mungkin, kita keluar rumah tanpa pernah
mengetahui mengapa kita harus keluar rumah?
Mengapa kita harus sekolah? Mengapa kita harus
mempelajari teori? Untuk diploma?
Yap:
Tentu tidak. Wajarnya ya dirumuskan dulu secara SMART (specific, measurable,
achievable, realitic and time bound), entah tertulis atau sekedar sambil
lalu, tergantung konteksnya. Sekolah dan mempelajari teori tentu bukan
sekedar urusan diploma. Kita berharap mengetahui konsepnya, dari yang paling
dasar sampai advance. Tetapi apakah konsep itu untuk disakralkan? Boleh
nggak mempertanyakan validitas konsep itu setelah mendapat kejelasannya?
Entp?
Yap:
Sasaran manajemen adalah 'getting things done'. Artinya sasaran
(things) itu
sudah ditetapkan lebih dahulu, dan skalanya relatif pendek.
��: Yang ini nggak bener.
Agar "things" itu terjadi maka seluruh jajaran manajemen
yang tiga layer itu memiliki jenjang perencanaan dan
kegiatan yang berbeda. Yang paling atas lebih berkutat
di strategic problems - jangka panjang sedang yang
di paling bawah lebih berkutat di operational problems
- jangka pendek. Bisnis 1 juta berbeda dengan bisnis
100 milyar bukan?
Belum jelas mas, dimana nggak benernya. Apakah perencanaan pada level lebih
bawah boleh menyimpang dari yang lebih tinggi sehingga punya perilaku
independent atau eksklusif? Atau pada dasarnya hanyalah elaborasi dari
rencana yang lebih atas tingkatannya? Kalau hanya elaborasi kan hanya
menambah content teknikalitinya, tanpa merubah esensi.
Atau mungkin tentang istilah jangka lebih pendek itu? Tergantung
pembandingnya kan? Terhadap harapan umur Perusahaan atau terhadap tahun
fiscal.
Tentang skala bisnis, memang berpengaruh pada kelengkapan perangkatnya,
tetapi prinsip dasarnya masih satu juga. Atau ada pendekatan yang baru lagi?
Yap:
Karena itu dibuatlah perencanaan sesuai , yang pada hakekatnya
merupakan pilihan
terbaik dari segala alternatif yang tersedia pada saat itu. Untuk
mengakomodasi kesamaan persepsi terhadap rumusan perencanaan,
banyak orang
menyajikannya dalam bentuk kuantitatif, sehingga perbedaan
disiplin ilmu
tidak menyebabkan perbedaan penafsiran.
��: ..Perencanaan tidak selalu kuantitatif.
Program yang dijabarkan menjadi anggaran memang
kuantitatif. Bung Martin kan ngak mungkin diajak
membahas CAD/CAM. Namun, dia bisa menganalisis
penyebab kegagalan penualan CN235 Tetuko sing tuku
ora tau teko, sing teko ora tau tuku.
Yap:
Benar boss, perencanaan tidak selalu kuantitatif. Apalagi kalau sifatnya
sosial. Tetapi yang kuantitatif lebih tinggi akseptabilitasnya bagi banyak
disiplin ilmu. Karena itu banyak diadopsi.
Yap:
Dengan demikian ketaatan pada perencanaan merupakan point penting
dalam
rangka pencapaian sasaran. Karena itu tidak boleh ada
improvisasi, untuk
peningkatan kualitas sasaran sekalipun, didalam pencapaian
sasaran itu.
��: Ah engak juga. Itu paradigma lama push system barat
yang sudah mulai ditinggalkan. Didalam pull system,
improvisasi harian mungkin dilakukan. Dalam proses
Pengendalian, follow up mungkin dilakukan bila kinerja
organisasi akan menjadi lebih jelek bila diteruskan.
Wah ini baru bagi saya. Terima kasih mas. Mohon tanya:
Apakah didalam pull system itu improvisasi boleh mengubah sasaran tanpa
pengesahan perubahan rencana?
Apakah follow up dalam proses PDCA juga A boleh berbeda dari P tanpa
disahkan lebih dahulu?
Yap:
Secara eksplisit bung Aswat juga menyatakan bahwa :
Kepemimpinan dibutuhkan
agar proses manajemen itu berjalan sehingga tujuan bisa dicapai
secara
efisien dan efektif.
��: Saya butuh orang untuk meyakinkan saya bahwa
organisasi bisa berjalan tanpa ada yang memimpin
dimana organisasi didefinisikan sebagai kumpulan
dua orang atau lebih yang memiliki paling sedikit
satu tujuan umum yang sama dan saling bekerjasama
untuk mewujudkan tujuan itu.
Jangan dong mas, karena orang itu nggak bakalan ada.
Yap:
Dengan demikian yang boleh improvisatif adalah proses
pelaksanaannya.
��: Didalam Strategic Planning Process ada tahap
monitor dan review. Tangap terahadap perubahan
lingkungan adalah kata kunci dalam strategic
thinking process.
Yap:
Sejauh mana sih strategic plkanning mengakomodasi improvisasi atas perobahan
sasaran? Perlu disahkan dulu nggak? Kalau harus disahkan dulu, kan jadinya
revisi sasaran. Artinya built in dalam planning itu sendiri. Tolong mas
bandingkan antara planning dengan inspirasi.
Yap:
Tetapi sendi sendi dasar yang telah diletakkan dalam perencanaan
harus ditaati,
sehingga sasaran yang telah ditetapkan dalam perencanaan dapat
dicapai
secara effisien dan effektip. Ketaatan pada azas yang telah
ditetapkan
sebelumnya inilah yang saya maksud dengan status quo.
��:Kegagalan IBM tahun 60 dalam memprediksi
perkembangan personal computer dan kegagalan
Ford yang mempertahankan model T sehingga
rugi 200 juta dolar dan pangsa pasarnya diambil
alih oleh General Motor sehingga tidak pernah
kembali lagi hingga sekarang adalah contoh
kesalahan manajemen. Hal yang sama untuk
kegagalan perusahaan KKN meskipun dimanajeri
oleh segudang lulusan Harvard.
Setuju.
Yap:
Sangat berbeda dengan kepemimpinan, dimana bahkan sasaran itu
masih dapat
diharu biru, direvioew sepanjang perjalanan proses. Kepemimpinan
tidak
membutuhkan ketaatan pada perencanaan dan siap mengantisipasi
perobahan yang
timbul, termasuk perubahan rumusan sasaran. Karena itu
kepemimpinan dinamis
sifatnya.
��: Singkat saja: Leader or Manager?
Singkat saja: It depends.
Yap:
Manajemen itu harus status-quo. Kata kuncinya keteraturan.
Begitu lho.
��: Bagaimana dengan Just In Time?
Yap:
Kenapa dengan Just in Time? Walaupun aplikasinya bisa diperluas kebidang
lain, sejauh ini, JIT kan hanya bagian dari Manajemen Produksi untuk
menjamin effisiensi stock untuk menuju zero stock system. Apakah ada
indikasi bahwa JIT bisa tidak berorientasi pada planning atau target
sehingga bisa mengabaikan keteraturan? Maaf kalau saya belum menangkap
esensi pertanyaannya.
��: Long year plan dijabarkan menjadi anual plan.
Annual plan dijabarkan menjadi quarter plan
Quarter plan dijabarkan menjadi monthly plan
Monthly plan dijabarkan menjadi weakly plan
Weakly plan dijabarkan menjadi daily plan.
Mengapa?
Yap:
Ya jelas to, itu bentuk jaminan keteraturan dan konsistensi.
Yang lebih rendah levelnya menginduk atau berpedoman pada yang lebih tinggi.
��: Juga bagaimana dengan penundaan proyek
ketika resoure leveling perlu dilakukan?
He he hee, disebut ditunda kan karena tahu kapan seharusnya dilakukan sesuai
rencana. Ini bagian dari PDCA, monitoring atau controlling. Belum ada yang
diluar frame. Law and order.
��:
Sementara ini dulu agar message ini nggak terlalu panjang
(hemat bandwidth), insya Allah tangapan atas tanggapan Bung Yap
akan saya tulis dalam message lain saja ya.
Yap:
OK, saya senang sekali brain storming ini berlangsung.
��
Yap
>
______________________________________________________
Get Your Private, Free Email at http://www.hotmail.com
______________________________________________________________________
Untuk bergabung atau keluar dari Milis, silakan LAKUKAN SENDIRI
dengan mengirim e-mail kosong ke alamat;
Bergabung: [EMAIL PROTECTED]
Keluar: [EMAIL PROTECTED]
Sambut MASA DEPAN BARU Indonesia!
